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文秘崗位基礎(chǔ)知識

時間：2025-02-12 10:56:32 13

文秘崗位基礎(chǔ)知識

　　在一個企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關(guān)政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規(guī)章制度、信息傳遞、社交關(guān)系、溝通聯(lián)絡(luò)等等,都會在文秘工作中體現(xiàn)出來。下面是文秘崗位基礎(chǔ)知識，隨小編一起來看一下吧。

　　秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱冢且粋€樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理;互動管理;與總部溝通管理;緊急事務(wù)應(yīng)對管理

　　(一)客戶資料管理

　　【總客戶登記冊】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負責(zé)提醒督促經(jīng)紀人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。

　　【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。

　　(二)制度執(zhí)行

　　秘書在執(zhí)行制度過程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃藴剩l(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。

　　(三)考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內(nèi)容，嚴格監(jiān)督打卡情況。中國房地產(chǎn)中介聯(lián)盟網(wǎng)--聯(lián)盟吧-

　　(四)值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀人提前做計劃。

　　(五)衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

　　(六)表格表單管理

　　【普通表單格】：經(jīng)紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀人使用。

　　【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務(wù)部

　　(七)當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理

　　【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務(wù)機構(gòu)聯(lián)系。

　　【當(dāng)?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷毐韽堎N告示

　　(八)數(shù)據(jù)匯總

　　【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。

　　【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當(dāng)?shù)暝捹M及辦公用品費用統(tǒng)計。

　　(九)接待

　　【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接待的'房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。

　　【同事接待】：來者是客，到當(dāng)?shù)陙淼乃杲?jīng)紀人或其他部門的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭?span style="display:none">jNz萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

　　【注意事項】：

　　a：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細致到位。

　　b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。

　　(十)注意職責(zé)與工作任務(wù)：

　　1、負責(zé)公司內(nèi)、外部文書處理：負責(zé)集團公司相關(guān)資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負責(zé)集團公司內(nèi)的復(fù)印、傳真、打印等工作。

　　2、協(xié)助辦公室主任進行相關(guān)會議的組織，并做好記錄：負責(zé)會議的記錄和整理;負責(zé)會議場所的安排與布置;負責(zé)會議的服務(wù)工作及相關(guān)活動的安排;負責(zé)會議相關(guān)資料的編印。

　　3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負責(zé)公司來訪人員的接待，包括外事活動的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負責(zé)公司相關(guān)公共關(guān)系的建立和保持。

　　4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。

　　5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。

　　6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。

　　(十一)權(quán)力和責(zé)任：

　　權(quán)力：相關(guān)文書的起草權(quán)。