【摘要】從智聯招聘網上浙江省一個月的招聘信息分析企業文秘類人才的社會需求，為文秘人才培養提供參考。
【關鍵詞】浙江 文秘 智聯招聘網 社會需求 調研
為了解浙江省文秘畢業生的真實社會需求狀況，為文秘專業在提升學生專業技能與專業素養、完善人才培養方案提供參考，我們在知名大型招聘網站 “智聯招聘網”中以“秘書、文員、助理”崗位為關鍵詞進行搜索，共搜集了2014 年“浙江”地區12月的文秘人員招聘崗位，共3316條。本文對文秘類人才的招聘崗位、用人單位、職責內容、任職要求等多方面進行了整理與分析。
一、用人單位性質與規模
從單位性質來看，有2517家民營企業，420家股份制企業，200家合資企業，92家外商獨資企業，64家國企，9家事業單位，4家其他性質單位。
從單位規模來看，根據2011年7月4日，工業和信息化部、國家統計局、發展改革委、財政部下發的《中小企業劃型標準規定》，除51家企業屬于大型企業外，其余都屬于中小企業范疇。
二、各類型文秘崗位及職責
各公司招聘的文秘崗位概括起來主要有秘書、助理、文員、前臺、辦公室主任（行政主管）、行政專員、內勤、客服、資料錄入員、資料整理員。除此之外，也有少部分企業設有相關的文案策劃、儲備干部、協調員等崗位。
各類型文秘崗位可以歸納為以下職責：
（一）秘書
負責領導各類工作行程安排；協助公司領導處理日常事務；協調各部門之間的溝通；負責公司會議的籌備及組織并做好會議記錄；對會議決議和布置的工作負責跟進督辦；訪客接待；撰寫領導講話稿、各類專題會議紀要等相關文字材料。
（二）助理
協助領導完成公司全盤運營、協調性工作；負責辦公用品、日常必需品的采購及采購計劃制定；參與制定公司各項管理規章制度；參與公司發展規劃、業務經營計劃的編制和公司重大決策的討論；各類信函、郵件、文件資料的起草、整理與歸檔；做好與當地政府、新聞媒體、合作客戶的關系處理和接待工作；負責對公司內外部相關信息的搜集、整理和分析，為公司領導的經營決策提供信息整合及建議；公司領導批示、決議及交辦事項的協調、催辦及督辦工作。
（三）文員
收發公司郵件、報刊、傳真和物品，并做好登記管理以及轉遞工作；接聽、轉接電話，接待來訪客人并及時準確通知被訪人員；做好辦公室檔案收集、整理工作；負責各類會務的安排工作；負責行政文件打印、收發、轉呈、保管等；完成領導交給的一般的不需較多工作經驗的事務性工作。
（四）前臺接待
對來訪客人做好接待、登記、及時通知被訪人員；負責公司快遞和傳真的收發工作；負責公司電話的接聽、轉接、留言、記錄工作。
（五）辦公室主任（行政主管）
起草修訂文件；制定公司行政管理的方針、政策和制度；全面負責企業的行政、人事、后勤、總務、環境和保衛工作；日常工作的監督管理；組織各類活動及各類會議；負責發揮總經理參謀、協調和綜合管理職能。
（六）行政專員
公司總機電話接聽、轉接、留言、記錄工作；辦公用品的采購、分發，各項設備的日常維護；公司來訪人員接待；檔案、資料的整理、分類；負責起草有關通知、函、報告、會議紀要等文件。
（七）內勤
負責公司固定資產、辦公設備、用品的登記、發放及日常維護保養工作；負責前臺日常工作，電話的接聽、轉接，做好各種來電咨詢工作；負責來賓的接待、會議的安排；負責公司各種信件、快遞、報刊等的接收、登記、發放；根據不同行業公司的不同業務，做好行政后勤服務工作。
（八）客服
負責客戶日常咨詢及客戶投訴；負責產品介紹；建立客戶檔案；維護客戶關系。
（九）資料錄入員
（十）資料整理員
負責文件資料的收集、歸納、整理、立卷歸檔和保管工作；建立公司檔案管理規范、資料檢索規范。
三、文秘崗位能力需求分析
通過對招聘信息中的任職要求的歸納分析，我們總結出了各類型文秘崗位的需求特點。
（一）需求行業
從招聘信息的投放密度來看，當前文秘人員需求最強烈的五大行業是工業、批發業、零售業、軟件和信息技術服務業、信息傳輸業。
（二）需求層次
從職位高低而言，企業對高、中、低三層的文秘人員都有廣泛的需求：
高級文秘包括：辦公室主任、行政總監；
中級文秘包括：秘書、助理等；
初級文秘包括：文員、前臺、行政專員、內勤、資料錄入員、資料整理員等
（三）需求特點
（1）性別。大多數崗位沒有對性別提出特殊要求，但也有例外，從眾多用人單位中，有64家單位只招女秘書，34家要求“男性”，女秘書需求量更大。要求女性的文秘崗位大多是董事長秘書、經理秘書、傳媒公司總裁秘書及公司前臺等對個人形象、氣質要求比較高的職位；要求男性的文秘崗位大多是保險公司行政專員、金融業綜合管理部的總經理秘書這類涉及出差、工作艱苦的職位。
（2）年齡。本次調研中，有356家企業對崗位年齡做了要求，其余企業則年齡“不限”。從年齡的分布來看，前臺、文員崗位年齡要求一般在18-25歲；秘書、助理、行政專員、內勤崗位年齡要求一般在25-35 歲；辦公室主任、行政主管一般要求在30-45歲。可見，年齡越長，由于心智更成熟，從業經驗越豐富，職務也相對更高，這體現了文秘人員“越老越吃香”的職業發展趨勢。
（3）形象。秘書、行政專員、文員、內勤、助理、前臺、客服、辦公室主任等文秘類崗位普遍要求應聘者“形象好，氣質佳”。特別是前臺崗位對外在形象的要求普遍比較高，不少公司還要求女性身高160cm 以上，皮膚白皙。辦公室主任（行政主管）的形象要求一般是“相貌端正、穩重”。良好的形象有助于文秘人員服務領導、同事和客戶，同時會被視為企業形象的某種象征。
（4）學歷。在學歷要求方面，412家單位只要求中專或高中以上學歷，1644家單位要求大專學歷，623家單位要求本科學歷，還有18家單位要求碩士以上，其中杭州一家廣告公司的行政助理要求博士，其余企業則表示學歷“不限”。總的來看，大型企業比中小型企業對學歷要求更高，中小企業的秘書一般要求大專學歷，而大型企業的秘書則需要本科學歷；文秘高層級職位比低層級職位學歷要求更高，如文字錄入員、前臺、客服一般要求高中或中專以上學歷即可；文員、秘書、資料管理員要求大專以上學歷；一些助理、總裁秘書、董事長秘書、總經辦秘書、辦公室主任、行政主管學歷要求比較高，要本科，甚至碩士以上。
（5）工作經驗。絕大部分用人單位都對文秘人員的工作經驗提出了具體年限的要求或“有相關經驗者優先”，可以看出用人單位對工作經驗十分看重。其中1-3年工作經驗要求的多為文員、前臺、秘書崗位；3-5年要求的多為秘書、助理、行政專員、辦公室主任、行政主管崗位；5-10年及10年以上的都是辦公室主任、行政主管、行政總監崗位。因此，秘書職位層級越高對從業者工作經驗的年限要求越長。
除了文秘或行政相關工作經驗外，部分單位還提出了有一定行業從業經驗者優先，如諸暨一家生物科技有限公司行政總監崗位要求是“有生物監測領域工作經驗者優先考慮”。對于秘書職業，有行業背景，將擁有更美好的“錢景”。
能力要求見附表。
各類型文秘崗位有一些共同的核心能力需求。良好的職業道德，工作認真負責，細致耐心、積極主動；有良好的組織、溝通能力和人際交往能力。性格外向開朗，有親和力；熟練使用辦公軟件；有良好的口頭表達能力與文字表達能力。
不同層級的文秘崗位對從業人員能力要求不同。初級文秘崗位要求具備較為單一的業務技能，強調認真負責、細致耐心、積極主動的工作態度；中級文秘崗位要具備較強的文字表達和口頭表達能力、組織溝通能力、人際交往能力和辦公軟件操作能力，要求具備的是綜合性業務技能；高級文秘崗位則除了秘書專業知識與專業技能外，還需要了解管理、法律方面的知識，具備一定的管理經驗。
文員與助理崗位要求精通行業領域的知識與技能。文員崗位與助理崗位的類別繁多，文員有辦公室文員、倉管文員、生產文員、出單文員、物流文員、銷售文員、人事文員、經營部標書編制文員、項目文員、后勤文員等類別；助理有行政助理、人事助理、銷售助理、財務助理、營運助理、采購助理、項目助理、攝影助理等類別，在能力要求上，根據實際崗位職責需要提出了不同業務、不同行業特有的能力要求。
對外語能力要么不做要求，要么提出了高要求。在眾多用人單位中，只有131家單位對文秘類崗位的外語提出了要求，主要是外貿公司、合資公司、外資公司以及英語秘書崗位，對英語或日語提出要求，要求都比較高，要求“精通英語讀、寫、聽”；熟練的翻譯、口譯能力；英語四級、六級以上；日語一級以上。
參考文獻：
[1]王夢禹.從中小型企業文秘人員需求試論教育機構秘書人才培養[D].暨南大學 2013.
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