行政秘書(shū)應(yīng)注意的說(shuō)話禮儀
說(shuō)話是一門(mén)藝術(shù)。俗話說(shuō)：“會(huì)說(shuō)話的令人笑，不會(huì)說(shuō)話的令人跳。”秘書(shū)人員工作在領(lǐng)導(dǎo)中樞，負(fù)有溝通上下左右關(guān)系的責(zé)任，如果說(shuō)話不講究藝術(shù)，有時(shí)會(huì)帶來(lái)不良或嚴(yán)重后果。 一字不當(dāng)，令客商拂袖而去。以下是小編整理的行政秘書(shū)應(yīng)注意的說(shuō)話禮儀，希望對(duì)大家有所幫助。
秘書(shū)禮儀的基本特征
一、握手
1、握手時(shí)力度要適中，大家可以練練。太輕給人以輕視。太重，也不好。時(shí)間：在心里默數(shù)1，2，3，4，5后才緊開(kāi)手。
二、迎接禮儀
1、要先介紹最高領(lǐng)導(dǎo)，依次介紹。你好！這位是我們公司的姚主席，這位是張副主席。
2、把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"。
3、把小的介紹給老的。"劉總，你好，這是小王"。千萬(wàn)別調(diào)換了。
4、飛機(jī)場(chǎng)接人時(shí)，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么樣？"
三、接待禮儀
1、引導(dǎo)，要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個(gè)臺(tái)階，不要走的太快。一步走兩、三個(gè)臺(tái)階，有的客人尤其是女的，穿著小裙子，走不動(dòng)，你一下邁兩、三個(gè)臺(tái)階，她要在后面跑，才能跟上你，會(huì)累壞人家的。
2、要讓客人走樓梯的內(nèi)側(cè)。主人走外側(cè)。所謂內(nèi)側(cè)是繞著中心的一側(cè)。接待禮儀是社會(huì)交往接待活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達(dá)主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對(duì)方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎(chǔ)。
迎接客人要有周密的布署，應(yīng)注意以下事項(xiàng)。
（一）對(duì)前來(lái)訪問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國(guó)、外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車(chē)次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。
（二）主人到車(chē)站、機(jī)場(chǎng)去迎接客人，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來(lái)，決不能遲到讓客人久等?？腿丝吹接腥藖?lái)迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來(lái)遲，必定會(huì)給客人心里留下陰影，事后無(wú)論怎樣解釋，都無(wú)法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。
?。ㄈ┙拥娇腿撕螅瑧?yīng)首先問(wèn)候“一路辛苦了”、“歡迎您來(lái)到我們這個(gè)美麗的城市”、“歡迎您來(lái)到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對(duì)方。
1、當(dāng)你與長(zhǎng)者、尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說(shuō)一句“請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí)，可以用請(qǐng)求的口吻說(shuō)：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”
2、作為接名片的人，雙手接過(guò)名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬(wàn)不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
?。ㄋ模┯涌腿藨?yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會(huì)因讓客人久等而誤事。
?。ㄎ澹┲魅藨?yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
?。⒖腿怂偷阶〉睾?，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。
四、接待禮儀接待客人要注意以下幾點(diǎn)
?。ㄒ唬┛腿艘业呢?fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)客人留下電話、地址，明確是由客人再次來(lái)單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。
?。ǘ┛腿说絹?lái)時(shí)，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見(jiàn)，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時(shí)常為客人換飲料。
?。ㄈ┙哟藛T帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。
1、在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。
2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。
3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門(mén)，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請(qǐng)客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座（一般靠近門(mén)的一方為下座）。
?。ㄋ模┱\(chéng)心誠(chéng)意的奉茶。我國(guó)人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時(shí)，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。
秘書(shū)禮儀標(biāo)準(zhǔn)介紹
1.秘書(shū)禮儀概述
禮儀是指在社會(huì)交往中以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的形成的、被人們所認(rèn)同和遵守的行為準(zhǔn)則，包括儀式和禮節(jié)兩方面的內(nèi)容。禮儀有社會(huì)歷史性、交往規(guī)范性、繼承發(fā)展性、復(fù)雜多樣性等特點(diǎn)。
秘書(shū)禮儀就是秘書(shū)工作人員在社會(huì)交往中應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范和準(zhǔn)則，是秘書(shū)修養(yǎng)的重要內(nèi)容，也是秘書(shū)應(yīng)有的基本素質(zhì)。秘書(shū)禮儀的功能有：規(guī)范社交行為，塑造良好的形象，協(xié)調(diào)人際關(guān)系，促進(jìn)工作績(jī)效。秘書(shū)禮儀要遵循以下四個(gè)基本原則：一是平等原則;二是尊重原則;三是真誠(chéng)原則;四是靈活原則。
2.秘書(shū)禮儀規(guī)范
2.1 秘書(shū)的儀表
儀表的禮儀很重要是一種無(wú)聲的語(yǔ)言，“三秒鐘”就可以給人一個(gè)印象，因此秘書(shū)的整體素質(zhì)修養(yǎng)、性格等特征就是從儀表方面反映出來(lái)的。秘書(shū)的儀表主要體現(xiàn)在服飾和美容兩方面。服飾要求整潔大方、展示個(gè)性、整體和諧。美容要求在儀表的整理方面應(yīng)注意發(fā)型、面容的清潔、保持服飾整潔，儀容方面女性秘書(shū)要求化淡妝，而且要注意在不同場(chǎng)合的化妝，化妝要注意場(chǎng)合，不允許在公共場(chǎng)合化妝。
2.2 秘書(shū)的儀態(tài)
儀態(tài)是各種身體姿勢(shì)的總稱，是一種非語(yǔ)言形式，具有表露、替代和輔佐的作用。秘書(shū)的儀態(tài)要求體現(xiàn)在以下六個(gè)方面：站姿，基本要求是均衡、挺直、靈活，在正式場(chǎng)合要具備“挺直如松”的氣度，避免不良的站姿;坐姿，基本要求穩(wěn)、直，達(dá)到“坐如鐘”的要求;走姿，基本要求抬頭、挺胸、收腹、兩眼平視，步子要均衡;手勢(shì)，手勢(shì)是一種帶有情感交流的體態(tài)語(yǔ)言，能夠傳達(dá)豐富的感情，如揮手告別、拱手答謝、招手致意、拍手稱贊、擺手拒絕等;目光，與人交往目光要平和親切，在交往中注意凝視的運(yùn)用;秘書(shū)要避免當(dāng)眾瘙癢、避免不雅動(dòng)作等不雅的儀態(tài)。
2.3 秘書(shū)活動(dòng)禮節(jié)
秘書(shū)活動(dòng)禮儀主要表現(xiàn)在典禮儀式、迎來(lái)與送往、宴請(qǐng)與赴宴方面。接待禮儀，接待客人是秘書(shū)的日常工作工作之一，這里面包括歡迎來(lái)賓、接待方式、送別客人等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)講究禮儀。秘書(shū)組織典禮儀式，要著重做好以下工作：擬定典禮儀式的程序;擬制出席典禮儀式的賓客名單;組成接待小組負(fù)責(zé)接待賓客;確定賓客坐席;布置和檢查音響設(shè)備等。
3.如何提高秘書(shū)禮儀修養(yǎng)
培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。禮儀屬于道德范疇，受道德的支配，道德是禮儀的基礎(chǔ)，決定并制約禮儀。秘書(shū)應(yīng)樹(shù)立以下良好的職業(yè)道德：不計(jì)名利、任勞任怨的奉獻(xiàn)精神;忠于職守、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作作風(fēng);勤儉辦事、艱苦奮斗的優(yōu)良品質(zhì);自我約束的組織紀(jì)律。
要有謙恭的工作態(tài)度。秘書(shū)所處的位置，一舉一動(dòng)都很引人注目。對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)要掌握分寸，服務(wù)得體;對(duì)待同事要要以誠(chéng)相見(jiàn)，互相幫助。
要用規(guī)范而禮貌的語(yǔ)言。秘書(shū)語(yǔ)言包括書(shū)面語(yǔ)言、口頭語(yǔ)言、體態(tài)語(yǔ)言。通過(guò)體態(tài)語(yǔ)言積累和提高秘書(shū)禮儀素質(zhì)。良好的體態(tài)語(yǔ)言能夠成分體現(xiàn)出秘書(shū)禮儀的素質(zhì)和修養(yǎng)，如談話時(shí)要注意凝視對(duì)方眼睛，配以點(diǎn)頭等肢體語(yǔ)言表示真誠(chéng)、贊同和理解。秘書(shū)要謙虛學(xué)習(xí)掌握諸如此類的肢體語(yǔ)言，進(jìn)一步提高禮儀修養(yǎng)。
對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，做好秘書(shū)工作，遵守禮儀是必不可少的。秘書(shū)禮儀體現(xiàn)在政治交往、商業(yè)活動(dòng)中，秘書(shū)必須不斷提高禮儀修養(yǎng)，才能更好的做好秘書(shū)工作。
秘書(shū)溝通禮儀
1、交談的態(tài)度
在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠(chéng)相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動(dòng)熱情的基本態(tài)度，而絕對(duì)不能逢場(chǎng)作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。
一要表情自然
第一，專注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對(duì)方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對(duì)方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無(wú)邊際，則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。
第二，配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來(lái)表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行。
第三，協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說(shuō)話的內(nèi)容相配合。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方;與客人談話，則應(yīng)親切而自然。
二要說(shuō)話禮貌
第一，注意語(yǔ)音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識(shí)地壓低自己說(shuō)話時(shí)的音量。最佳的說(shuō)話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對(duì)象可以聽(tīng)清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說(shuō)明自己缺乏教養(yǎng)。
第二，注意語(yǔ)態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說(shuō)話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫(huà)腳、咄咄逼人。最佳的語(yǔ)態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽(tīng)，最忌三心二意、用心不專。最佳的語(yǔ)態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽(tīng)、努力呼應(yīng)、有來(lái)有往、專心致志。
第三，注意語(yǔ)氣。在與別人交談時(shí)，秘書(shū)的語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語(yǔ)調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語(yǔ)氣上刻意奉迎，故意討好對(duì)方，令對(duì)方反感。同時(shí)，在語(yǔ)氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。
第四，注意語(yǔ)速。在交談之中，語(yǔ)速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語(yǔ)速過(guò)快、過(guò)慢、或者忽快忽慢，會(huì)給人一種沒(méi)有條理、慌慌張張的感覺(jué)，是應(yīng)當(dāng)力戒的。
三要舉止得體
第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢(shì)來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。
第二，避免過(guò)分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不可過(guò)大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。
四要遵守慣例
秘書(shū)在交談時(shí)往往還能夠通過(guò)一些細(xì)節(jié)來(lái)體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。
第一，注意傾聽(tīng)。秘書(shū)在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽(tīng)對(duì)方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對(duì)他人發(fā)言不聞不問(wèn)，甚至隨意打斷對(duì)方的發(fā)言。
第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說(shuō)話，要盡量讓對(duì)方把話說(shuō)完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩?duì)不起，我插一句行嗎?”所插之言亦不可冗長(zhǎng)，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過(guò)話茬就開(kāi)始長(zhǎng)篇大論，完全不顧及對(duì)方的感受，也不管對(duì)方是否已經(jīng)闡述完畢。
第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過(guò)程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，別人說(shuō)話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題。
第四，禮讓對(duì)方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對(duì)對(duì)方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對(duì)方或是質(zhì)疑對(duì)方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng)。
第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見(jiàn)解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽(tīng)，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問(wèn)句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強(qiáng)人所難。
2、交談的語(yǔ)言
語(yǔ)言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語(yǔ)言的使用問(wèn)題。
一要通俗易懂
第一，說(shuō)普通話。在日常工作中，秘書(shū)應(yīng)該自覺(jué)使用普通話，不要使用別人聽(tīng)不懂的方言或土語(yǔ)。
第二，說(shuō)明白話。秘書(shū)所使用的語(yǔ)言最好是讓人一聽(tīng)便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書(shū)面語(yǔ)言、專業(yè)術(shù)語(yǔ)或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動(dòng)形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。
第三，說(shuō)通俗話。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語(yǔ)言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對(duì)方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語(yǔ)言生動(dòng)、形象、具體、鮮明，所說(shuō)的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。
二要掌握口語(yǔ)
第一，機(jī)動(dòng)靈活。在交談過(guò)程中隨時(shí)對(duì)自己所運(yùn)用的口語(yǔ)具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來(lái)看，口語(yǔ)大都顯得語(yǔ)句簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動(dòng)性，這些問(wèn)題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語(yǔ)生動(dòng)活潑的特性。
第二，簡(jiǎn)明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰;另一方面則要求所說(shuō)之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會(huì)。
三要文明禮貌
第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語(yǔ)，如“您”“謝謝”“對(duì)不起”等。
第二，要多使用文明用語(yǔ)，在語(yǔ)言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。
第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對(duì)他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣(mài)弄才識(shí)指正別人。
第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語(yǔ)句和說(shuō)法，對(duì)于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來(lái)表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語(yǔ)。例如想要上廁所時(shí)，可以說(shuō)：“對(duì)不起，我去一下洗手間。”或者說(shuō)：“不好意思，我去打個(gè)電話。”
3、交談的內(nèi)容
交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。
一要切合語(yǔ)境
第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對(duì)應(yīng)，否則就有可能出錯(cuò)。
第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國(guó)的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。
二要因人而異
在交談時(shí)要根據(jù)交談對(duì)象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書(shū)在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為談話對(duì)象著想，根據(jù)對(duì)方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。
三要回避禁忌
秘書(shū)在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對(duì)方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒(méi)完沒(méi)了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬(wàn)不要犯忌，不宜對(duì)自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對(duì)不能對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說(shuō)三道四。不應(yīng)涉及對(duì)方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對(duì)方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識(shí)，也不要涉及對(duì)方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。
4、交談的方式
與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式?？筛鶕?jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。
一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。
二是評(píng)判式。指在交談過(guò)程中聽(tīng)取對(duì)方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻，以適當(dāng)?shù)姆椒?，恰如其分地進(jìn)行插話，來(lái)發(fā)表自己就此問(wèn)題的主要看法。
三是傾瀉式。指在談話時(shí)對(duì)對(duì)方毫無(wú)保留，將自己的全部想法都全盤(pán)托出，也就是人們通常所說(shuō)的“打開(kāi)天窗說(shuō)亮話”。
四是靜聽(tīng)式。指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽(tīng)。
五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動(dòng)幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對(duì)方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì)，以幫助對(duì)方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉?lái)闡述自己的見(jiàn)解和主張。
六是跳躍式。指在交談過(guò)程中，某一話題在無(wú)人呼應(yīng)時(shí)，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場(chǎng)，因而跳出原先談?wù)摰姆秶?，轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。
秘書(shū)接待基本禮儀：
1、有人敲門(mén)，應(yīng)回答請(qǐng)進(jìn)，或到門(mén)口相迎;
2、客人進(jìn)來(lái)，應(yīng)起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開(kāi)電扇;
4、吃飯時(shí)來(lái)客，要熱情地邀請(qǐng)客人一同進(jìn)餐?？腿顺赃^(guò)飯后應(yīng)送上熱毛巾，并另?yè)Q熱茶;
5、接受客人禮品，應(yīng)該道謝;
6、向主人或客人介紹對(duì)方時(shí)，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長(zhǎng)者介紹;
7、客人來(lái)時(shí)，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;
8、客人堅(jiān)持要回去，不要勉強(qiáng)挽留;
9、送客要到大門(mén)外，走在長(zhǎng)者后面;
10、分手告別時(shí)，應(yīng)說(shuō)再見(jiàn)或慢走。
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