【摘要】本文對企業(yè)文秘工作與檔案管理工作結(jié)合的意義以及結(jié)合的有效對策進(jìn)行了深入分析和探討，以期促進(jìn)文秘工作與檔案管理工作的充分結(jié)合。
【關(guān)鍵詞】文秘工作；檔案管理；意義；有機(jī)結(jié)合
現(xiàn)代企業(yè)文秘工作涉及內(nèi)容廣泛，除了包括日常的文件整理之外，還包括企業(yè)內(nèi)外部通信、項目管理、計算機(jī)應(yīng)用等等。公文、文書作為文秘工作的成果，是檔案管理的對象，這表明公文文書是文秘工作與檔案管理工作實現(xiàn)有機(jī)結(jié)合的關(guān)鍵，要保證公文格式與文書歸檔的規(guī)范性，提高文檔的一體化運(yùn)作，這樣才能為企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合創(chuàng)造良好條件。
一、文秘工作與檔案管理工作結(jié)合的意義
（一）提高文秘辦公效率與辦公人員素質(zhì)。文書檔案管理工作不僅僅是對文書檔案的管理，對各種門類資料的整理與歸檔，還包括快速準(zhǔn)確地提供資料、提供信息查詢服務(wù)，這就對文秘人員辦公效率與職業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求。文秘工作是對資料的整理與立案歸檔，而檔案管理工作是對文秘工作成果的一個管理和應(yīng)用，將兩者有機(jī)結(jié)合起來，可以激勵文秘工作者努力提高自身綜合素養(yǎng)，提高收發(fā)文件、編制文件、管理文件、存檔等一系列工作的連貫性和整體工作效率。事實上，現(xiàn)代企業(yè)文秘職員兼做文書檔案管理工作，包括文書檔案的收集整理、鑒定核查、檢索、利用分析等，文秘工作與文書檔案管理工作各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、相互銜接，兩者的有效結(jié)合可以提高各環(huán)節(jié)工作銜接的有效性、及時性，提高文秘辦公效率，為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。
（二）提高公文質(zhì)量與檔案管理質(zhì)量?，F(xiàn)代企業(yè)文秘工作與檔案管理工作以電子化、機(jī)械化、自動化為主，以人工為輔，使用計算機(jī)、打印機(jī)、多媒體等先進(jìn)電子設(shè)備實現(xiàn)了辦公自動化，節(jié)省了大量勞動力。自動化的文秘辦公與數(shù)字化、信息化的檔案管理，以及文秘工作與檔案管理工作的結(jié)合，可以有效減少人為失誤情況發(fā)生，提高數(shù)字計算的準(zhǔn)確率，提高公文質(zhì)量與檔案管理質(zhì)量。
二、企業(yè)文秘工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的對策
（一）規(guī)范公文格式與文書歸檔。公文格式規(guī)范與否，文書歸檔規(guī)范與否直接影響著文秘工作與檔案管理工作的結(jié)合程度。文秘工作者在編寫文件文檔、公文時，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定對公文格式進(jìn)行調(diào)整，以保證公文格式的規(guī)范性。同時，對于普通文件的編制也應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行，包括紙張大小、表格形式、字體、裝訂格式、排版等。版記是文秘工作與檔案管理工作相銜接的重要標(biāo)志，在發(fā)展文檔一體化中起著重要作用，文秘工作者應(yīng)對版記引起足夠的重視，編制時在正確位置處清晰地標(biāo)注出文件的印發(fā)部門與打印時間，抄送單位與題詞要做好詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，流轉(zhuǎn)結(jié)束后立卷歸檔。文書格式規(guī)范化的實現(xiàn)有助于文書歸檔管理規(guī)范化程度的提高。
（二）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化文秘辦公與檔案管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)文秘工作與檔案管理工作中的應(yīng)用，實現(xiàn)了企業(yè)辦公與管理的網(wǎng)絡(luò)化，但很多企業(yè)當(dāng)前文秘工作與檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化程度還較低，還需要繼續(xù)不斷地提升。為了加快文秘工作與檔案管理工作的有效融合，企業(yè)應(yīng)加大對網(wǎng)絡(luò)化文秘工作與檔案管理工作的建設(shè)力度，構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，將與文秘工作和檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容全部連接到網(wǎng)絡(luò)之中，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)開展文秘工作與檔案管理工作。值得注意的是，文書檔案是企業(yè)擁有的重要資料，包含了企業(yè)各個方面的信息，保護(hù)這些信息安全可靠存儲至關(guān)重要，尤其是重要信息。因而構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的文秘工作與檔案管理工作，必須要充分意識到網(wǎng)絡(luò)安全可靠的重要性，提高對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的重視度，積極引入各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、驗證技術(shù)等，從而為文秘工作與檔案管理工作及兩者的有效結(jié)合提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
（三）加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)。伴隨信息化建設(shè)進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，文檔一體化建設(shè)工作逐漸被提上工作日程，越來越多的企業(yè)開始加大文檔一體化建設(shè)力度，積極引入各種自動化、電子化辦公工具。文檔一體化的建設(shè)能夠為企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的快速有效融合提供便利條件，營造良好環(huán)境。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對計算機(jī)的應(yīng)用，建立檔案信息管理系統(tǒng)，開發(fā)客戶端平臺，將文秘工作所編制的各類公文文件立卷歸檔然后分門別類存儲到檔案管理系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫中，使企業(yè)內(nèi)部人員和社會公眾通過該平臺即可便捷高效地檢索與查詢所需檔案信息，實現(xiàn)文檔的一體化運(yùn)作。
三、結(jié)語
文秘工作和檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展存在緊密相關(guān)性，而歸檔是文秘工作中的重要環(huán)節(jié)之一，它既是對文秘工作的一個總結(jié)歸納，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)?？傊髽I(yè)要重視起文秘工作與檔案管理工作，重視文秘工作與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合，找到兩者之間的關(guān)鍵連接點，不斷采取各種有效措施，提升文秘工作與檔案管理工作的融合發(fā)展。
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