公司前臺接待的禮儀常識
公司前臺是一個單位的臉面和名片,所以前臺工作人員必須掌握公司前臺接待禮儀,這對于塑造單位形象有著非常重要的作用。公司前臺接待禮儀包括儀容規(guī)范、電話接待禮儀和來訪者接待禮儀。以下是小編精心為大家整理的有關公司前臺接待的禮儀常識,希望對大家有所幫助,歡迎閱讀。
公司前臺接待的禮儀常識
一、公司前臺儀容規(guī)范
面帶笑容,保持開朗心態(tài),有利于營造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衛(wèi)生,這不僅是健康的需要,更是文明的表現(xiàn),有利于與人交往;頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長發(fā),女員工不化濃妝;保持唇部潤澤,口氣清新,以適合近距離交談;手部干凈,指甲修剪整齊,男員工不留長指甲,女員工不涂抹鮮艷指甲油宜使用清新、淡雅的香水。
二、電話接待禮儀
前臺接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好,xx(公司名稱,如果公司名稱較長,應用簡稱)”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請稍等”,并馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該用禮貌的借口擋駕,或者轉到相關部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時準備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。
三、來訪者接待禮儀
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:“您好,請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰,并確認是預約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺應該用規(guī)范的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,為來訪者倒好茶后,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰,但沒有預約,前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/秘書,xx單位的xx來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。
待客之道――接待禮儀
接待客人時,應儀容整潔,并事先打掃好房間,準備好招待用品和用具,如茶水、茶杯、水果等。如屬重要客人,應提前在門外迎接。如果客人不約而至,也應問明來意熱情相待。請客人就座后,應主動敬茶,盡心招待。
對初次來訪的客人,可自然地將其一一介紹給你的家里人。對與其同行的其他客人,也要熱情有禮,不令對方拘謹和尷尬。 如先后有客拜訪,可為他們主動介紹相互認識,一同接待。如有事需和其中一方交談時,也應對另一方打招呼,以免造成厚此薄彼的錯覺,引起誤會。
對重要客人或在吃飯時登門拜訪的客人可邀請其共餐。 如客人來訪時你正好有急事要辦,應向客人打個招呼,如時間不長,可請客人稍等。如時間長,則應坦率誠懇地向來客說明情況,請其另約時間見面,這樣做相信來客也會體諒。有客在家時,你的家人應避免爭吵,若小孩不聽話或做錯了什么,也要和氣地將其帶至別的房間,不要在客人面前打罵孩子,否則會令人難堪。
如果客人在拜訪時無意中弄臟或弄壞你的東西,千萬不要表露出不高興的神態(tài),而應用輕松口氣盡量安慰客人。 接待客人時,不要經(jīng)??词直?,因為這等于是在暗示客人離開。
待客之道――送客禮儀
中國人常說:“迎人迎三步,送人送七步”??梢娝涂投Y節(jié)的重要。
當客人告辭時,你應禮貌地婉言相留,只有客人站起身堅持告辭時,你才能起身相送,否則客人一說要走你就起身相送,會讓客人感到你巴不得他早點走,這樣顯然是很不禮貌的。送客時要握手致意表達依依不舍之情,并表示希望再度見面的期待之意,握手就含有不忍離別的意義。
送客一般應送到大門外,客人離開前,應詢問他是否熟悉回程路線,及搭乘交通工具的地點和方向,尤其對遠道而來的訪客更應表達關心之情。
客人臨走時要幫忙留意是否有物品遺漏,這是一種體貼顧客的行為,不要讓客人回頭再來一趟,這還減輕了自己保管客人物品的麻煩及責任,對雙方都有好處。
一般公司在送客時可送至大門外、電梯I]1,甚至送上車幫客人關車門。身份、地位愈高的貴賓通常也愈有禮貌,往往于上車后將車窗搖下?lián)]手道別,因此,接待文員不可于客人上車后就離去,應等待客人座車離開我們的視線后再離去。
客人臨走時常會遇見意外情況,如下雨或天冷了,或車壞了,此時你應主動提供有關物品給客人使用,關心幫助其解決困難。一般情況下,客人都會不好意思再三推辭,此時你應真誠地向其解釋,幫助其打消顧慮,因為這是你作為主人的應盡之禮。
總之,接送客人都應該以真誠為本。對人的體貼是可以感受到的,一旦溫暖在人心,工作開展起來也容易多了。
待客之道――禮品饋贈
1、客人來訪常會帶些禮品來,對此你應有所反應,或表示謝意或請求其以后來訪時不要再攜帶禮品,或相應回贈禮物。
2、饋贈紀念品
?。?)一般在客人臨走前才贈送,以免增加客人提拿禮品的負擔。
?。?)饋贈紀念品也是一門學問,有觀禮者時,禮物面要對著觀禮者,沒有觀禮者時禮物面則朝向貴賓(禮物面是指包裝的正面)。
3、饋贈原則
?。?)注重情意
注重情意,是饋贈禮品應遵循的首要原則。饋贈的禮品是情意的載體而不是商品,商品的價值反映在價格上,而情意無價。饋贈禮品的時候,有些人認為禮品的價值越高,就越有意義,越能表達饋贈者的深情厚意。其實,這樣做是把饋贈的禮品金錢化、商品化了,與饋贈的本意相悖,往往弄巧成拙,讓人懷疑饋贈者的動機。價值昂貴的禮品,不見得表示真情實意,微薄的禮品不一定不成敬意。俗話說:“千里送鵝毛,禮輕情意重”。正是強調(diào)了禮品的情意性,淡化了禮品的功利性??傊佡浂Y品的時候,首先要考慮禮品能否表達饋贈者的深情厚意、真情實感,絕不能把禮品庸俗化,當作交易的籌碼。
?。?)注重風俗
不同民族、不同地區(qū)、不同性別、不同年齡的人,在風俗習慣上各有特色,饋贈禮品時一定要全面考慮。因時、因地、因人、因事而異,了解對方情況,盡可能隨俗,避免觸犯對方的禁忌,否則容易弄巧成拙,事與愿違。
《禮記》上說:“禮從宜,使從俗”。意思就是禮尚往來,貴在適宜。如果給健康的人送藥品,給老年人送鐘,給新婚夫婦送傘,給異性朋友送貼身衣物,給回族朋友送豬肉,給法國人送核桃,必然引起不必要的誤會。
(3)恰如其分
選擇饋贈禮品的時候,一定要注意與贈者身份地位,要恰如其分。
太貴重的禮品會使受禮人不敢接受,或者忐忑不安,甚至會引起“重禮之下,必有所求”之感。當然,如果禮品太不值錢太不精致,受禮人會覺得受到了輕視,“君子之交淡如水”,饋贈禮品的關鍵在于得體,恰如其分的饋贈可以產(chǎn)生有利于社會文明的良好效果,也有助于加深接受雙方的友誼感情,而不得體的饋贈卻適得其反。
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