摘 要:隨著社會(huì)的發(fā)展,更多的機(jī)關(guān)建立起了自己的文檔管理,對(duì)機(jī)關(guān)文秘和文檔工作的管理提出了更高的要求。辦公室文秘人員不僅負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,而且還負(fù)責(zé)文案的管理,作為一名文秘人員,怎么樣更好的處理好平常的工作和文檔管理,使得文秘人員與文檔的管理工作一體化是值得思考的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞:文秘人員 文檔管理 工作 關(guān)系
對(duì)于一名文秘人員來(lái)說(shuō),文檔的管理是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單,但是牽涉內(nèi)容極深的重大工作。一個(gè)文秘人員如何做好文檔的管理工作是目前的一個(gè)難題,做好文秘工作是搞好文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ),是加強(qiáng)文秘人員與文檔管理工作的關(guān)鍵。
1、文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的關(guān)系。
文秘工作與文書(shū)檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的,又是相互獨(dú)立的。在日常工作中,作為文秘工作人員,需要處理大量的文字工作,從而就需要對(duì)這些文檔進(jìn)行歸檔管理,要做好檔案工作,就得從公文抓起,高質(zhì)量的檔案管理來(lái)自高質(zhì)量的公文,高水平的文書(shū)檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的。只有正確處理好各層次的關(guān)系,才能做好的處理文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的關(guān)系,有利于工作的開(kāi)展。
2、具備良好的文化素養(yǎng)是文秘人員做好文檔管理的先決條件。
要做好文檔管理,首先文秘人員要具備良好的文化素養(yǎng)。具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)問(wèn)題。
2.1做好會(huì)議、電話的記錄以及重要指示的總結(jié)抄寫(xiě)等。第一、文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助理,要做好會(huì)議、電話等記錄,并對(duì)上級(jí)的精神指示進(jìn)行分類(lèi)總結(jié),進(jìn)而向各個(gè)部門(mén)傳達(dá),使會(huì)議以及領(lǐng)導(dǎo)的指示盡快落實(shí)到各個(gè)部門(mén)和機(jī)關(guān),加快政策的實(shí)施速度,提高辦事效率。第二,文稿的模擬和起草。在各個(gè)機(jī)關(guān)中,文稿的模擬和起草是機(jī)關(guān)中不可或缺的一部分。在此過(guò)程中,常常會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手進(jìn)行編寫(xiě),秘書(shū)進(jìn)行后期的內(nèi)容整理工作。有的時(shí)候,領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口頭的闡述,要求秘書(shū)進(jìn)行撰寫(xiě)。第三,配合協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)工作。主要表現(xiàn)工作中領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行問(wèn)題的主導(dǎo),抓問(wèn)題的重要環(huán)節(jié),具體的一些工作一般都有文秘進(jìn)行完成。
2.2文秘人員具備文檔管理的要求。作為一個(gè)文秘的人員是否能夠科學(xué)的、合理的進(jìn)行文檔管理是很重要的,而且做好文檔的管理工作是確保整個(gè)中心工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵,目前機(jī)關(guān)的檔案管理工作一般都是機(jī)關(guān)的辦公部門(mén)進(jìn)行管理,而且這些資料一般存放在管理室內(nèi),其中主要存放有公司的人事資料和檔案,為工作中的需求提供了豐富的參考資料,因此,這項(xiàng)工作不單單是管理工作,更重要的是需要文秘人員的素養(yǎng)和能力,只有這些作為前提,具備一定的管理能力才能夠進(jìn)行這項(xiàng)工作。
3、文秘工作者進(jìn)行文檔管理的實(shí)施措施。
從今后的發(fā)展趨勢(shì)看,“文檔一體化”管理是機(jī)關(guān)檔案管理工作的大勢(shì)所趨。因此,要建立規(guī)范的“文檔一體化”管理模式,從多角度、多層次地為整個(gè)社會(huì)提供檔案內(nèi)容,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù),必須做好以下幾方面工作。
3.1 強(qiáng)化“文檔一體化”管理意識(shí)。文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作,作為文秘人員必須有較強(qiáng)的文書(shū)檔案意識(shí),及時(shí)對(duì)文檔資料進(jìn)行總結(jié)和歸檔,時(shí)刻提醒自己每天應(yīng)該做的事情,強(qiáng)化自我意識(shí)。
3.2 強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作,樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)。不論文秘工作,還是文書(shū)檔案工作,首選要理順管理體制,建立完善組織機(jī)構(gòu),建立一支優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。每個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一的觀念,明確各自責(zé)任,這是“全過(guò)程管理”的前提。
3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。“文檔一體化”必須依靠文書(shū)、檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能形成。不僅如此,“文檔一體化”建設(shè)不應(yīng)只限制在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案部門(mén),還應(yīng)擴(kuò)展到各種職能部門(mén)產(chǎn)生的各種不同門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案領(lǐng)域,從而使各類(lèi)文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密銜接,充分發(fā)揮“一體化”數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)。
3.4 加強(qiáng)職業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)。對(duì)于一些機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō),公司的檔案管理是一個(gè)文秘不能勝任的,需要一定的團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行管理的,但是大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)并不引起重視,而是讓一個(gè)沒(méi)有文檔管理的文秘工作擔(dān)任,這樣一來(lái)造成管理混亂和工作效率大大降低,因此,加強(qiáng)文檔管理人員的隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理工作中重要的任務(wù)。
3.5 強(qiáng)化文秘部門(mén)文書(shū)立卷工作。文書(shū)立卷是文書(shū)處理工作的一個(gè)重要組成部分,是條理化、系統(tǒng)化和安全保管文件的必要措施,也是文件運(yùn)轉(zhuǎn)處理的終點(diǎn)與歸宿。文書(shū)立卷的關(guān)鍵是要有計(jì)劃地做好平時(shí)積累,并進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理,這樣既方便平時(shí)查閱,又有利于年終立卷,并能保證文件材料的完整性。
3.6 做好協(xié)調(diào)管理。在文秘進(jìn)行文秘工作和文檔管理的工作中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題交織的情況發(fā)生,導(dǎo)致整個(gè)工作無(wú)法正常進(jìn)行。因此,文秘工作人員需要做好本職工作之外,協(xié)調(diào)好文檔管理的工作,一般做好協(xié)調(diào)管理不僅僅限于這兩方面工作,還需要做好部門(mén)協(xié)調(diào)、人事協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等方面的工作。
3.7 加強(qiáng)電子政務(wù)和信息化化建設(shè)。只有規(guī)范文秘工作和文檔的管理,使兩者有機(jī)的結(jié)合在一起,依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公,盡快建立電子政務(wù)系統(tǒng),按照國(guó)家相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)建立電子文檔管理系統(tǒng),在辦公自動(dòng)化的建設(shè)中,有機(jī)的將文檔管理與電子政務(wù)系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起。通過(guò)現(xiàn)代化的手段,在確保電子公文高效、安全運(yùn)行的同時(shí),減少人工量,提高工作效率,避免重復(fù)作業(yè)。
4、結(jié)束語(yǔ)
文秘工作與文書(shū)檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的,又是相互獨(dú)立的。只有充分了解文秘人員與文檔管理工作的關(guān)系,從多方面采取措施,才能加強(qiáng)文秘人員與文檔管理的一體化。
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