一、公司文秘的內涵
公司文秘的涵義就是協助公司特別是領導工作的人員，是公司領導的參謀和助手，是協助處理日常事務，并為決策及實施服務的人員。公司文秘這個職位在企業組織架構中處于一個比較特殊的地位。它是公司領導與公司內外溝通或信息傳遞的重要環節，起著承上啟下，疏通協調的作用。
二、公司文秘的特征
第一，綜合性。公司文秘工作所涉及的范圍和內容十分廣泛，具有很強的綜合性。公司文秘必須有全局觀念，學會從領導的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協調能力，才能做好文秘工作。
第二，保密性。就公司而言，在保密性方面，公司文秘在領導身邊工作，比其他類型的企業文秘更容易接觸到各種級別的資料文件，掌握很多重要情報資料，也更容易成為企業之間、競爭對手之間各種間諜活動的對象。因此，在日常工作中，對公司文秘保密的要求也更高，公司文秘應當時刻都保持高度的安全保密意識。
二、公司文秘職業道德和信息搜集的現狀分析
第一，職業道德的現狀。公司文秘的思想品質問題，關系到工作中如何處理事務，是否能夠按照黨的方針、路線、政策辦事，同時也反映了文秘的黨性修養、自身素質的高低。不可否認，公司的文秘從業人員在對公司的發展中做出了不可磨滅的貢獻，但通過很多案例清楚地看到，有為數不少的公司文秘們經受不住腐敗與反腐敗斗爭的考驗，墮入泥潭而不能自拔，甚至成為犯罪的幫兇、主謀。因此，公司的文秘職業道德需要不斷加強。
第二，信息搜集及歸納的現狀。具備較強的信息意識是文秘人員提高工作效率的重要保證。文秘人員要能在每天接觸的各種材料中收集、歸納出最有用的信息并將其提供給領導，就需要具備敏銳的洞察力，而敏銳的洞察力又是以豐富的知識為基礎的。而目前來說，公司的文秘由于規章制度以及職業道德等方面的影響，對信息搜集認識不足，造成了很大的問題。
第三，存在的問題。在缺乏制度賦予的權力的情況下，公司文秘的工作環境往往取決于大股東的意志及態度，從而造成公司文秘職業道德經常性出現問題。公司文秘所從事的溝通、協調以及平衡各方利益的工作常讓公司文秘“兩面受氣”。在衡量控股股東及社會公眾股東之間的利益時，公司文秘極易成為由控股股東控制的董事會的附庸，很難起到維護中小股東利益的作用。
三、加強公司文秘職業道德和信息搜集及歸納的途徑
第一，加強文秘自我約束和管理。確立正確的文秘價值觀。文秘價值觀是文秘倫理的核心，是文秘人員賴以擔當文秘角色、從事文秘工作的思想基礎和道德基礎，也是文秘人員的人生觀、社會觀、行為觀和職業道德觀的反映。只有建立正確的文秘價值觀，文秘才能正確地把握文秘角色，最大限度地發揮文秘人員整體的社會功能和個體的社會作用。正確的文秘價值觀是以配角為榮耀，以服從為天職。
第二，明確權責，建立獎懲機制。明確職責，建立獎懲機制，不僅是對領導干部而言，而且對于文秘也同樣需要考核。首先要有一套監督制約措施，建立對文秘的考廉機制，定期對文秘的廉政情況進行考核。
同時，也要建立激勵機制。激勵可以通過給予高額薪金、發放獎金等方式進行，還可以通過更為靈活有效的員工持股計劃和高級管理人員期權計劃制度來實現。持股計劃將有效提高員工的主人翁意識，增強員工對公司的歸屬感，提高員工的責任心和持續的工作熱情。并將經營者的利益與公司股東利益更緊密地掛鉤，實現公司的可持續發展。在我國，還可以在公司內部樹立企業文化意識，培養文秘的集體榮譽感，運用精神獎勵，成就感和社會地位的提升作為對公司優秀員工的激勵辦法。激勵措施的多元化和合理的搭配使用必將促進文秘人員不斷開拓業務，進行業務創新，為公司獲得創新壟斷利潤。
第三，加強職業道德教育和法制教育。必須樹立正確的職業道德觀念。從具體的文秘出現的問題來看，都是在長期的活動中由最初產生不道德心理、實施不道德行為開始，逐漸發展演化，到最后產生犯罪心理、實施犯罪行為；因此，這就需要大力加強行業的職業道德教育，大力加強各行業的自律組織的組織建設和規劃建設，從而使每一個行業文秘都能夠具有正確的職業道德觀念。
法制觀念，是指法律知識、法律觀點以及法律信念。現代市場運行的基礎，就是健全的法律規范。這就要求行業人員在進行活動時必須擁有完備的法律知識以及健全的法律觀念。因此，要大力開展法制特別是刑事法制的教育活動，使公司文秘都能夠樹立正確的法制觀念，特別是刑事法制觀念，從而自覺地抵御違法犯罪行為的發生。
第四，掌握知識，培育資料收集和處理能力。文秘的重要責任就是為領導機關和領導者在正確決策并有效執行方面提供參謀服務，而為了能提供科學優質的參謀服務，就要求努力提高信息調研水平，切實做好信息收集及分析工作。因此，按照企業既定業務目標和長遠目標，對大量的企業數據進行搜集和分析，揭示隱藏的、未知的或驗證已知的規律性，則成為企業運用商業信息至關重要的第一步。搜集信息要有預見性、廣泛性、多樣性。
（作者單位：中鐵二局頃北項目部）
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