商務活動中邀約的禮儀
商務宴請邀約禮儀是商務宴請中至關重要的一個環(huán)節(jié)，邀約的成功與否直接影響著前期的準備以及后續(xù)的正常進行。以下是小編幫大家整理的商務活動中邀約的禮儀，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
在商務交往中，因為各種各樣的實際需要，商務人員必須對一定的交往對象發(fā)出約請，邀請對方出席某項活動，或是前來我方作客。這類性質(zhì)的活動，被商務禮儀稱之為邀約。在民間，邀約有時還被稱為邀請或邀集。站在交際這一角度來看待邀約，它實質(zhì)上乃是一咱雙向的約定行為。
當一方邀請另一方或多方人士，前來自己的所在地或者其他某處地方約會，以及出席某些活動時，他不能僅憑自己的一廂情愿行事，而是必須取得被邀請方的同意與全傷口。作為邀請者，不能不自量力，無事無非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請者，則需要及早地作出合乎自身利益與意愿的反應。不論是邀請者，還是被邀請者，都必須把邀約當作一種正規(guī)的商務約會來看待，對它絕對不可以掉以輕心，大而劃之。
對邀請者而言，發(fā)出邀請，如同發(fā)出一種禮儀性很強的通知一樣，不僅要求力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關系的現(xiàn)狀。在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的邀約，既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多采用書面的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現(xiàn)的。相對而言，它要顯得隨便一些。
正式的邀約，有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等等具體形式。它適用于正式的商務交往中。非正式的邀約，也有當面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。前者可統(tǒng)稱為書面邀約，后者則可稱為口頭邀約。根據(jù)商務禮儀的規(guī)定，在比較正規(guī)的商務往來之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，有必要對它作出較為詳盡的介紹。
在正式邀約的諸形式之中，檔次最高，也最為商界人士所常用的當屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發(fā)布會、單位的開業(yè)儀式等等，只有采用請柬邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。請柬又稱請?zhí)话阌烧呐c封套兩部分組成。不管是上待購買印刷好的成品，還是自行制作，在格式上行文上，都應當遵守成規(guī)。請柬正文的用紙，大都比較考究。它多用厚紙對折而成。
以橫式請柬為例，對折后的左面外側(cè)多為封面，右面內(nèi)側(cè)則為正文的行文之處。 封面通常講究采用紅色，并標有“請柬”二字。請柬內(nèi)側(cè)，可以同為紅色，可采用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑色，通常不可采用。在請柬上親筆書寫正文時，應采用鋼筆或毛筆，并選擇黑色、藍色的墨水或墨水汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。
目前，在商務交往中所采用的請柬，基本上都是橫式請柬。它的行文，是自左向右，自上而下地橫寫的。
除此之外，還有一種豎式請柬。它的行文，則是自上而下的，自右而左地豎寫的。作為中國傳統(tǒng)文化的一種形式，豎式請柬多用于民間的傳統(tǒng)性交際應酬。因此在這里將它略去不提。在請柬的行文中，通常必須包括活動形式、活動時間、活動地點、活動要求、聯(lián)絡方式以及邀請人等項內(nèi)容。
拓展：
商務宴請邀約的原則
1.專業(yè)化
2.明確化
商務宴請邀約的方式：
商務宴請邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式，注重邀請的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現(xiàn)的。
正式的邀約可以分為電話邀約、面對面邀約、請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務交往中。
非正式的邀約有面對面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統(tǒng)稱為書面邀約，非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規(guī)的商務往來之中，應該以正式的邀約作為邀約的主要方式。
請柬邀約
在正式邀約的多種方式中，請柬邀約檔次最高，也是最為常用的邀約方式。如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發(fā)布會、單位的開業(yè)儀式等等，采用請柬邀請佳賓，不僅能和其他的邀約區(qū)分開來，而且顯得更加的莊重和展現(xiàn)邀約的誠意。
傳真邀約
傳真邀約是利用傳真機發(fā)出傳真對被邀請者所進行的一種邀約。
在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現(xiàn)代化的通訊設備，傳遞會更為迅速，并且不易丟失。
電報邀約
電報邀約即以拍發(fā)專電的形式對被邀者所進行的邀約。
電報邀約與書信邀約在文字上，都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內(nèi)容，除此之外，由于電報本身的原因，電報邀約要求更加簡練明了的表述內(nèi)容。
電報邀約速度快，準確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內(nèi)容上，它與書信邀約大致類似。
便條邀約
便條邀約即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。
便條邀請的內(nèi)容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應干凈、整潔為好。
用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封之中。
商務宴請應邀者禮儀：
1.認真對待邀約
任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經(jīng)過慎重考慮，認為確有必要之后，才會發(fā)出的。所以應邀者接到邀約，都必須及時地、正確地進行處理。
不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規(guī)范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，這些做法都是不合乎商務場合應該有的禮儀。
2.積極做出反應
商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方邀請，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對應邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后，應當作出積極的禮貌性的反應。
3.準確回復邀約
積極反應的第一步，是要盡快答復邀請者自己能否接受其邀請。
為了使邀請者做到對他所發(fā)起的邀約胸有成竹、避免失誤，任何被邀請者在接到書面邀請之后，不論邀請者對于答復者有無規(guī)定，出于禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。
4.應邀者回函禮儀
對書面邀約所進行的答復，通常采用書信的形式。在商務禮儀中被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。
不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之后三日之內(nèi)回復，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答復。如果拒絕，則講明理由。
回函的格式可參照邀請者發(fā)來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請函不想上下。
在寫接受函時，應將有關的時間與地點重復一下，以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。
回函通知邀請者自己決定接受邀請后，最好不要失約了。這類臨時的取消，會給邀請者帶來許多麻煩。
拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。
在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。
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