企業文化管理方案篇1
【關鍵詞】信息；檔案管理；中小企業
我國近年市場化經濟發展過程中，大批的中小型企業如雨后春筍不斷涌現，這些企業規模不大，人數不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎上演變和發展起來的企業，另一部分是從新興產業發展起來的具有現代化和國際化特征的企業，如高新技術產業領域的企業。對于從手工作坊演變過來的企業，一般最初的組織領導者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設的檔案管理機構。對于新興的中小企業，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設，但由于檔案管理人員、技術和制度的嚴重缺乏，許多中小企業面臨檔案管理明顯落后。總體來看，中小企業普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業的現代化發展，甚至成為企業發展的瓶頸。本研究系統分析了中小企業檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進行現代化檔案管理的思路，為促進企業的現代化、國際化和長遠發展具有非常重要的意義。
一、中小型企業檔案管理的特點
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業中得到重視。一般中小型企業的發展早期很少注重檔案管理的基礎建設，也舍不得投入大量資金進行現代化的檔案管理，造成了其在發展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業的負責人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實際上，現代企業的檔案發展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設檔案、財務檔案和業務檔案等。實際情況是大多數中小企業的檔案內容中，距今越遠、案卷越薄、內容越少，有些內容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規范檔案管理的作用。中小企業發展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業的文秘訓練，對文件價值的認識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導致僅存的文件中不規范。如會議記錄的格式不一致，內容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統，甚至無編號、批示及處理結果。企業沒有檔案管理，如同沒有企業歷史，更無從談起企業文化和企業長遠發展。企業發展的歷史記錄不全，如廠區舊址無照片；老產品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨立的文秘檔案辦公機構。中小企業的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關文件內容具有權威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實記錄最多，廠領導一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當年各類現行文書，如各類上級文件、批復，行政會議記錄；制定的各項規章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業執照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業往來，客戶資料、市場信息等重要的關系企業發展的檔案沒有統一和有效的管理。
二、中小企業檔案管理現狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業發展的早期，中小企業的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業文件。當企業發展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應現代企業的高節奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經大大落后于企業的發展，并制約了企業的進一步發展。企業的高層管理人員應該意識到檔案管理不僅要為企業保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優化企業發展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強信息利用，以避免企業不必要的經濟損失。對過去的工作進行分析總結，努力降低成本和提高產品質量，維護企業品牌和知名度，為企業規模化發展和市場產品占領率的提高做出貢獻。
2．檔案管理人員的素質及業務水平低下。中小企業檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨立的管理部門，檔案人員不應滿足于上崗培訓的最低標準，應全面掌握檔案管理的理論知識和實際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應時代的發展和利用現代科學技術的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質和實際管理水平。
3．檔案管理服務功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠將相關有用信息服務于企業的發展，將能夠發揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進行技術機數據庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發展要求檔案管理人員把相關信息系統地、規范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業相關人員提供參考，發揮檔案的信息作用和價值，為企業發展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發現問題，變被動為主動服務。例如，通過綜合國內外新技術資料和發展狀況，了解本行業最新市場動態等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業的安全，如新的設計技術，企業的合同，規劃等資料是企業發展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環節。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責。要從人員、制度、設施、和信息保護技術等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實體和檔案信息的安全。
三、企業檔案信息化檔案管理的發展過程及途徑
企業檔案信息化已成為企業信息化的重要部分，網絡信息化技術也為檔案信息開發提供了技術支持。隨著計算機網絡信息技術的蓬勃發展，檔案信息載體的形態正在發生變化，檔案信息正在向數字化發展。企業檔案部門要抓住企業信息化建設的機遇，根據檔案管理的要求，對企業信息化規劃和建設提出檔案管理需求。從中小企業檔案管理的發展來看，必須遵循如下發展途徑。
（一）不斷創新檔案管理，提高信息服務質量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發展，也為檔案信息資源的開發利用提出了挑戰。如何有效利用檔案資源是一項長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業服務，充分體現其作用和價值。企業檔案部門要把握企業信息化帶來的企業管理的新思想、新模式，樹立創新愈識，運用先進的信息技術手段，實現企業檔案制度創新和管理方法創新。此外，在服務方法上要逐步實現與計算機聯網，采用以數據庫為核心的現代信息處理技術和網絡信息利用技術形成高效的網絡查詢和信息更新模式。
（二）規范企業信息的數據庫管理，實現信息共享
數據庫是檔案信息資源共享體系建設的核心，用數據庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。數據庫技術與網絡技術的融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數據庫建設，逐步實現各部門檔案信息化。同時企業檔案信息化建設要認真執行國家相關技術標準，建立統一的信息采集、交換標準，維護數據的一致性、安全性，實現企業信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發揮企業檔案信息化的作用。現代企業可通過建立檔案網頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務。隨著企業內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。同時建立電子文件數據管理中心，使檔案部門與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強信息安全
信息化環境下，企業必須通過技術創新、制度創新和管理創新等方式，改變傳統落后的企業管理模式，建立科學的現代企業管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應企業信息化環境下的檔案管理例度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下有序地發展。規范檔案管理、企業信息化也是建設科學、規范和嚴格的企業基礎管理的過程。因此，企業檔案部門應積極參與國際質量認證體系的達標活動，實現對文件、檔案的制度化、規范化管理。同時加強對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環節以及計算機系統、存儲介質等各個方面的保密防范，嚴防電子文件被竊密。加強機關內部管理，層層落實檔案安全責任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發生后可以進行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強化檔案人員的素質和管理水平
隨著現代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質，掌握熟練計算機和應用軟件的專業技術，不斷提高現代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續教育工作，普及現代檔案科學技術知識，讓檔案工作者具有現代化的發展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續發展的需要。
綜上所述，中小企業檔案部門應樹立全新的檔案管理工作理念，加強企業檔案信息的管理開發和利用，不斷加強提高企業檔案管理人員的素質，才能應對信息化給企業檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻
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企業文化管理方案篇2
摘要：本文論述了企業檔案信息化建設的必要性，指出信息化建設過程存在的問題，提出當前實現企業檔案信息化的有效途徑。
關鍵詞：企業；檔案信息化
企業檔案信息化就是利用信息技術和網絡實現企業檔案信息資源的存儲、管理和利用，提高企業檔案管理效率和信息的利用率，為企業發展提供方便、快捷的信息支撐，實現最大的經濟效益。
一、 企業檔案信息化的必要性
1. 企業檔案信息化建設是企業文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇。隨著電子文件的出現和網絡信息技術的發展，文檔一體化已成為企業檔案信息化發展方向，它使檔案管理系統與企業生產管理、經營管理、文書處理等各項業務系統實現無縫銜接和高效管理，提高工作效率，降低企業成本。但是，我國企業檔案信息化程度較低，檔案工作在實現與企業生產管理、經營管理等各項業務系統銜接方面仍存在重重困難，因此，在企業文檔一體化趨勢不斷加強的情況下，加快檔案信息化建設將成為企業追求發展的重要選擇。
2. 企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭的重要途徑。信息時代的到來為企業帶來機遇和挑戰，每個企業都希望在第一時間了解和掌握重要的市場信息，以及自身的優勢與劣勢。市場信息的時效性、準確性、全面性要求企業具有強大的能夠對外部相關信息進行收集、存儲的數據庫，了解自身相關的優勢與劣勢要求企業具有完善的檔案管理系統，及時收集歸檔企業所有檔案信息，并對所有信息進行全面分析、比較分析，從而在最短的時間內得出科學準確的結果，為企業決策提供充分的依據。因此，企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭的重要途徑。
二、 企業檔案信息化存在的問題
1. 檔案管理標準與規范不統一。多數大中型企業檔案管理的標準與規范存在差異，企業系統內部各單位的檔案管理標準與規范也未統一，檔案數據格式、著錄信息的內容不同，就會造成數據錯誤、數據丟失。在信息化建設過程中，不僅需要對歷史數據進行更改與遷移，也需要對正在形成的數據進行規范管理，因此，在短時間內實現檔案管理標準與規范的統一成為檔案數字化、信息化建設的內在要求。
2. 企業的檔案觀念落后于檔案信息化建設發展要求。目前，企業檔案管理人員仍堅持僅提供檔案查詢利用服務，很少考慮積極為企業發展，為社會提供信息查詢的問題，“多一事不如少一事”的思想束縛了企業檔案管理工作的深入發展。檔案信息化建設需要專業的檔案人員，需要先進的檔案管理系統，但處于企業管理邊緣化的檔案管理工作未能得到領導的重視，這讓檔案管理人員缺少積極服務，加快檔案信息化建設的勇氣與信心。
3. 企業管理流程未涉及檔案管理流程成為檔案信息化建設的主要障礙。很多企業的管理流程大多只是業務管理、經營管理流程，整個管理流程未涉及檔案管理流程，因此，檔案管理只能依靠檔案室人員的努力，進行簡單的字段信息著錄，檔案管理系統未能實現與整個企業管理系統的集成，成為企業檔案信息化建設的主要障礙。
三、 企業檔案信息化建設的有效途徑
1. 制定檔案信息化建設的制度與方案，加強質量控制。實現檔案數據管理的標準化與規范化是實現檔案信息化的基礎，沒有統一的標準，就無法實現檔案數據的整合與共享，實現檔案信息建設。因此，企業在開展檔案信息化建設之初，就應制定檔案信息化相關標準、規范等制度，從根本上解決檔案數字化、信息化問題。依據檔案信息化建設的相關制度，制定檔案信息化建設方案。檔案信息化建設方案的制定有利于企業從宏觀與微觀兩個方面全面的考慮檔案信息化建設的意義與措施，從企業發展的戰略高度推動企業檔案信息化建設。
2. 轉變傳統觀念，培養積極服務企業和社會的思想。首先，要樹立開放意識和服務意識，變被動服務為“面向社會，多方聯系，圍繞企業中心工作”的主動服務思想，只有這樣，才能使檔案工作不再局限于提供簡單的檔案查詢利用服務方式，實現檔案信息資源深層次挖掘。為此，企業檔案部門應轉變思想，充分認識到檔案及其信息化的重要性，將檔案信息化工作作為一項重要的戰略工作，加大對檔案信息化建設的投入，通過多種途徑實現檔案信息化，加快檔案信息化建設，以更有效地利用檔案資源為企業、社會提供多元化的信息服務。
3. 培養專業的檔案人才。培養一支高素質的檔案隊伍是進行檔案信息化建設的堅強支柱。檔案信息系統的建設需要檔案人員提出需求分析、模塊設計等要求，檔案信息化建設需要檔案人員的專業領導，實現雙方的有效溝通與合作，共同建設一個符合企業發展和檔案管理的檔案信息系統。
4. 提升企業管理。通過流程再造提升企業管理，是實現文檔一體化的基礎條件。面向信息化時代，企業應從自身的主要業務及相關業務出發，認真梳理企業各項流程，實現業務系統與檔案管理系統銜接，使文件通過檔案人員審核合格后，直接歸檔，為檔案信息化建設奠定資源基礎。某企業檔案館檔案信息化建設實現了各業務部門形成的文件在辦理結束之后，通過文件管理系統直接歸入檔案管理系統的整編庫，檔案管理人員通過對整編庫的待歸檔檔案進行審核，將各項信息填寫合格的文件歸入檔案數據庫，未合格的文件則返退給業務部門，再由業務部門進行修改。從而，實現了檔案管理系統與業務管理系統的有效銜接，實現了文件的隨辦隨歸，能夠及時的確保檔案歸檔的準確性、完整性。
5. 實現資源整合。收集社會關于本企業、本行業的相關政策、制度、發展情況等信息，以豐富檔案信息資源，實現資源整合，是更好地為企業發展服務的重要信息基礎。某企業檔案館根據企業特點、行業特點收集了相關政策、制度，在檔案管理系統中建立了政策制度模塊，以供專業人士查詢利用。同時，為豐富館藏資源，除了管理本企業形成的所有檔案外，還收集存儲了國內外重大報刊、媒體對本企業的報道，為企業發展奠定了豐富的信息資源基礎。（作者單位：國家電網公司檔案館）
參考文獻
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[3]羅敏.淺析企業檔案數字化建設的現狀及對策. 西南農業大學學報，2011（9）.
企業文化管理方案篇3
關鍵詞：企業檔案；規范化；標準化；管理方案
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202
0 引言
企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。
1 企業檔案管理工作現狀
企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不潁難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。
2 實現企業檔案管理標準化、規范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3 完善制度規范
企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。
2.4 加強基礎設施
企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。
3 結語
企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。
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企業文化管理方案篇4
關鍵詞：標準化 科學化 企業管理 檔案
一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰
在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。
企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。
企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。
企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。
二、知識管理與企業檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人?？梢噪S時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。
企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。
知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式
面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。
構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。
檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。
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企業文化管理方案篇5
[關鍵詞]企業檔案；管理；思考
隨著市場經濟體制的建立，大量新的投資主體和經濟團體應運而生，國家重點建設項目不斷擴大，企業檔案在經濟建設和各項社會事業中的作用越來越大，日益受到大家的關注。作為企業管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，為企業排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合企業檔案工作實際，就新時期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點粗淺認識。
一、強化責任意識，為企業決策提供服務
企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業各類檔案，是市場經濟條件下企業的一筆無形資產，是企業重要的信息和動力之源，也是企業領導科學決策的歷史依據。它的開發利用及安全保密對企業興衰成敗有著不可估量的意義，對于企業領導正確、迅速的決策及企業的生存發展起著至關重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開胸懷，面對國內市場國際化和全球經濟一體化的嚴峻挑戰，企業檔案工作者應把開發利用檔案信息資源作為工作的重點。通過對檔案信息資料的整理、研究、發掘、提煉和精選，把那些具有深層開發價值的信息資料，及時提供給利用者(企業領導、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發展企業的新思路，研制和開發新產品，發展新技術，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉化為現實生產力，為推進企業經濟增長發揮其獨特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業參政、辦事、服務的大環境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業的中心工作、重點工作同步，為企業形成新的經濟增長點服務。如開展檔案展覽，編寫并分發企業大事記、組織機構沿革、歷年經濟指標、工程項目簡介、事故分析匯編等；又如，為黨代會、職代會等大型會議或各類慶典、重大禮儀活動以及領導現場辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務。這樣，不僅可以給檔案員一個在公眾面前展現良好形象的平臺，引起領導和各部門對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個從收集到利用的良性循環。這些工作都要求檔案工作者要強化責任意識、前瞻意識，圍繞企業在一定階段的發展目標、市場開拓、人才選用等決策的熱點、難點等問題，開展檔案信息開發利用工作。通過對重點檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質量、智能型的檔案信息編研材料，為企業領導正確、迅速決策提供咨詢和參考。
二、推進檔案信息化建設，為實現企業目標服務
眾所周知，企業檔案是企業各項工作的伴生物，沒有它獨立的存在條件，因此，檔案工作在任何時候都難以成為企業第一緊要的工作。在市場經濟條件下，企業要追求經濟效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經難以適應新形勢的要求了。企業檔案工作要想朝著信息傳遞網絡化、檢索智能化方向發展，必須搭乘企業中心工作、重點工作的“班車”。2002年，中央為了推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力，提出了大力加強企業管理信息化建設的要求，并提出了具體的工作目標。這一目標的提出，為企業檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間，構建檔案信息化管理系統成為提高企業檔案管理水平的有效突破點，我們應抓住這一契機，努力推進企業檔案信息化建設工作的開展。
首先，關注檔案工作在企業目標管理工作中的作用，宣傳企業檔案的獨特作用。企業目標管理具有集合量的特性，它是由內部多個目標構成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實現企業目標極其重要。檔案信息在實施企業目標管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協調等諸多功能。充分利用和發揮檔案獨有的優勢和作用，既能保證計劃目標與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發現目標的偏差，調整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進企業目標的實現。依此類推，對實現檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務的管理理念加以宣傳，以檔案在企業目標管理工作中發揮的作用，同比檔案在企業信息化建設中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業領導的議事日程。有了領導的理解和支持，企業檔案信息化建設步伐會邁得更快，實現企業檔案信息資源數字化的集中管理與利用也指日可待。
其次，加強與文秘部門的緊密聯系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統工程和全面質量管理的角度看，只有保證文秘工作各環節的工作質量才能保證檔案質量。當前，文件的形成(外來文件的登記)、分發、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續的過程。我們知道，現代辦公環境下的OA系統和CAD計算機輔助繪圖技術的應用，不僅使紙質文件數量激增，也產生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無論是在系統中運行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數字化的信息形態，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真偽。而且在辦公自動化系統內，除文件內容不允許更改外，許多技術處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經形成，就可以進行相應的主題分析及著錄標引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯系更加緊密，難以區分。所以說，文書處理工作質量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續性。
再次，爭取企業領導對檔案工作的支持，形成內外互補的良性循環。如今，各種業務交流成為一種提高業務技能的重要形式，企業應重視檔案業務交流工作，為檔案人員提供學習交流機會，為他們創造走出去引進來的機會。2006年，筆者隨九江市檔案學會前往青島市檔案局學習，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規模以及管理功能讓我們這些長期在企業工作的檔案工作者大開眼界，使我們知道了什么是“檔案事業”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強了責任感。因此，企業今后應撥出一定經費，有計劃地安排檔案人員外出學習，擴大學習交流范圍，加強與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進經驗，豐富和發展自我。另外，應根據檔案信息化建設的需要，在堅持文檔一體化原則的基礎上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網絡技術，進一步提高檔案管理現代化水平，使國有企業之間、國有企業與外企之間的接觸更多、更便捷，為實現企業目標提供更加優質、高效的服務。轉三、提高素質和增強應變能力，改善服務質量
檔案管理有特定的工作程序和科學的管理方式，有著自己的專業法規和標準。如果沒有相當的專業素質，就不可能勝任檔案工作。隨著加入WTO，特別是進入“十一五”后，中外企業之間生產經營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業各類專業技術檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業，經常要進口大量的大型設備，其中的說明書等一些隨機文字材料都是外文。此外，隨著互聯網在企業管理和商務活動中的廣泛應用，城市電網建設的持續高速發展，電力建設項目文件不僅在數量上有了大量增加，在技術手段上也發生了很大變化，傳統辦公環境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰和沖擊。被視為公司業務記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數碼形式，企業檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。
面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現，亟待建立行之有效的管理模式來監管企業檔案。檔案管理要現代化，首先，人要現代化。法國經濟學家讓·莫內說“現代化要先化人后化物”。筆者認為：大型企業檔案部門應建立復合型的人才結構，通過對人員進行優化組合使之適應新時期檔案工作，即以檔案專業人員為主，同時又有一定比例的計算機、文史知識、信息管理、經營管理等專業人員。中小型企業也應配備能適應企業發展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現代化檔案管理所需要的科學技術知識，具備合理的知識結構和熟練的管理技能。而現實狀況則是：企業檔案工作隊伍結構不合理，工程技術人員比例極低，檔案部門中的檔案專業人員不懂計算機知識，而計算機工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業在檔案工作目標管理考評標準的要求下，雖然為檔案部門配置了電子計算機等設備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當數量的計算機未能充分發揮作用，甚至有的處于閑置狀態，導致了極大的資源浪費，嚴重制約了企業檔案工作的發展。由此可見，人是檔案工作的主體，提高企業檔案人員整體素質，是檔案工作創新的先決條件。
在知識經濟時代，一些檔案工作者確實感到了“本領恐慌”，如果不抓緊學習，就必然會退步落伍，甚至為時代所淘汰。為了對新時期企業檔案實施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認識所管理的對象，加強學習，提高自身素質，增強應變能力。不僅要精通檔案專業知識，而且還要學會一、兩門外語，熟悉計算機操作和掌握各類專業知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權和發言權，贏得領導信任。在加強學習，更新知識的基礎上，一方面要加強對那些不適應新時期要求的工作進行調查研究、認真分析和科學預測，積極制定和采取相應的措施；另一方面要針對那些棘手的難點問題，比如依法治檔問題、企業信息管理網絡和電子商務中形成的各種門類和載體文件的管理問題等，積極開展研究探索，進行攻關，為新時期企業檔案的管理工作進一步發展，提供理論指導和實踐支持，為實現企業檔案工作新的跨越而努力。
根據企業檔案隊伍現狀，要想一步到位地改善人員結構，有一定的難度?？刹扇《喾N形式，分階段地加以解決?？梢越Y合企業績效考核制度，將人員分為不同的職業級別進行定崗定編，對于不適應工作的人員進行離崗培訓，直至能適應崗位要求時再上崗。具體可分為三級，最低一級是輔助專業人員，承擔檔案管理中最基礎的工作，比如：分類、立卷、編目等。在其之上一級的是專業人員，他們主要負責制定歸檔計劃和指導監督檔案工作程序，還應參與情報管理與研究活動，這一層次的人員，應熟悉企業各項工作流程，根據工作進展適時制定歸檔計劃并指導監督歸檔工作。最高一級的專業人員則應具有豐富的專業工作經驗和較深的理論基礎知識，不僅能承擔指導與監督檔案管理各環節的工作，并且能負責協調企業內外交流，開發檔案信息資源工作。他們應全面了解、掌握企業檔案信息，結合企業發展變化不斷對檔案信息進行歸納總結及理論分析，根據企業利用需求制定檔案信息開發課題，定期進行業務培訓，指導業內人員進行檔案信息開發，讓“死”檔案“活”起來，為企業決策和生產建設提供有價值的信息。
四、樹立檔案保密新理念，為企業安全服務
隨著檔案信息化建設的推進和服務社會化的拓展，維護檔案安全的難度越來越大、任務越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術多種化，導致利用工作的復雜化。電子檔案在帶給我們比紙質檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業帶來難以估量的損失。反過來說，如果我們仍然沿襲“開放危險”的傳統觀念來對待檔案利用工作，將大大制約檔案價值的發揮。隨著社會民主與法制的深入以及企業民主管理和企務公開的深化，企業員工乃至廣大群眾對企業檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業檔案工作如何對待利用與保密的關系，適應市場經濟的新形勢，這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。
在推進檔案信息化建設和開放檔案資料的過程中，基于全方位對外開放和領域點多、線長、面廣的特點，企業領導和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應從對歷史負責、對黨和國家事業負責的高度來認識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標準、落實技術措施等方面入手，對企業檔案進行有效管理。對凝聚著企業集體智慧和心血的創造發明專利、科研成果、核心技術等無形資產的檔案，要切實做好保密和保護工作。要積極配合和協助企業的保密機構，加強對電子文檔和計算機信息系統的管理，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現象，采取與系統安全和保密等級要求有關的防范對策。制訂網絡設備安全保證，數據安全保證，操作安全保證，身份識別方法等相應規則或采取必要措施，為企業保安全、促發展有效服務。
此外，長期以來，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經費投入，不少企業檔案保密技術和裝備陳舊，落后于形勢發展需要，不適應與國際接軌和網絡時代的要求，因此，加強檔案現代化管理基礎設施勢在必行。企業要有計劃地逐年增加經費投入，配備確保檔案安全保管和科學保護的先進設備，以及必要的實用技術，使檔案管理手段和方式適應保密要求，滿足開發利用檔案信息資源工作的需要。要時刻把好每一個關口，消除每一個隱患，切實把保密工作要求落到實處。
企業檔案是企業發展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業管理中的作用是無可替代的?！笆晃濉睍r期，面對信息化時代帶來的機遇和挑戰，檔案工作者必須跟上時代的節拍，在檔案管理實踐活動中，提高個人素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值最大化。
參考文獻：
企業文化管理方案篇6
關鍵詞：現代化檔案管理 創新 作用 方法
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0229-01
現代社會各種經營活動和知識都在不斷的創新與發展，可以說是現代社會的進步和發展都是源于改革和創新。近些年來，計算機技術和現代化科學都在不斷的進步與發展，企業為了適應這些創新和發展，為了在競爭日益激烈的市場占據有利的位置，就要不斷加強企業的各種管理工作的建設和企業的經營活動的控制，企業的檔案管理工作就是其中一種。為了加快企業的現代化建設進程，加強企業員工的工作效率和工作能力，企業領導就要不斷引進各種先進的、有效的管理方法和系統，企業的檔案管理工作是企業信息化系統建設的基礎，是企業各種活動傳遞的有力媒介，因此，我們也要加強企業的現代化檔案管理工作的創新與發展，提高企業的檔案管理水平和能力，提升企業各種活動的管理水平和質量，促進企業的長遠發展和進步。
1 現代化檔案管理工作創新的作用和意義
在現代化建設過程中，我們生活中的方方面面都離不開創新與發展，企業的現代化檔案管理工作也不例外。
首先，根據時代的進步和發展，我們要想企業能夠不落后于其他競爭對手、不落后于市場經濟大環境，就必須要客觀地面對經濟市場的各種變化和企業內部制度的各種改革創新，檔案管理工作作為企業內部重要的管理工作之一，也要跟隨時代的潮流不斷創新，不斷進步。也就是說企業的檔案管理工作的創新是企業發展和社會進步的必然要求。
其次，國家的歷史和現代企業的發展告訴我們，一成不變只能帶來社會和國家的落后，要想國家和企業能夠繁榮富強，就要學會變。所謂變則通，通則達，就告訴了我們創新是發展的動力和源泉，因此，企業檔案管理部門的發展也依賴于企業檔案管理工作的創新，通過對檔案管理工作的創新，能夠給企業的內部管理和企業帶來發展的動力和生機，使得企業能夠蓬勃生長。
最后，檔案管理工作的創新和發展，說明了其社會功能的改進和提高，檔案管理工作水平的提高，也增加了人們對于社會各種資料和資源的開發和利用，大大節省了各種不可再生的資源、人力和財力，也大大方便了檔案管理工作人員的工作，加快了企業處理檔案信息的工作效率，提高了企業檔案管理能力和質量。
2 現代化檔案管理工作存在的問題
所謂的檔案管理工作就是指對各種工作單位中的信息和檔案的處理及管理，包括對檔案質量的錄入、辨別、收集、管理及保存等工作。我們目前檔案管理最常見的就是人事檔案的管理、單位數據信息的檔案管理以及一些歷史文件資料的管理?？v觀我國現在各種事業單位的檔案管理工作，我們發現了一些普遍問題。
2.1 檔案管理記錄不全
我們發現很多事業單位的檔案管理人員對于一些檔案信息的記錄不重視，對于檔案信息的記錄也不仔細，也由于檔案記錄工作缺乏一定的監督機制，使得檔案記錄工作人員對于信息的錄入和收集表現出來很明顯的懈怠，就會導致很多信息錄入不全，項目資料不完整，而那些疏忽的資料和信息有可能會導致領導對一個項目的分析不準，了解不到位，進而影響公司的項目決策。
2.2 檔案管理人員缺乏專業性
很多企業的檔案管理人員的工作能力和專業水平表現出現很大的差別，一些專業水平高的檔案管理人員的企業和單位的檔案更清晰明了，各種信息收集也很齊全，公司的信息管理水平也比其他檔案管理人員水平低的企業要高很多。這就說明很多企業檔案管理人員的專業知識不到位，檔案管理人員的培訓工作沒做好，導致企業整個檔案管理綜合能力低下。
2.3 檔案管理體系雜亂
有些企業的一些檔案管理工作分配不合理，導致檔案管理工作出現漏記、重記的現象，或者出現公司員工的各種檔案沒有及時更新、收集，這都說明企業的檔案管理體系的不健全，使得企業的檔案管理工作人員對自己任內的工作沒有認識清楚，浪費了企業的資源，同時也降低了企業的工作水平和能力。
3 現代化檔案管理工作創新的方法和措施
針對上文提出的現代檔案管理問題，下面提出一些方法和措施來改進并創新企業的檔案管理。
3.1 檔案管理思想的創新
我們要加強企業檔案管理意識和管理思想的創新。我們要建立一個現代化和信息化的檔案管理思想，改變企業檔案管理工作的輕忽狀態，加強企業檔案管理工作創新意識的建設，注重培養企業檔案管理人員的工作意識和創新意識，使得檔案信息的使用效益和經濟效益得到提高與發展，實現檔案信息的經濟價值和社會價值。
3.2 檔案管理方式的創新
由于現在企業的檔案資料和信息的繁多和信息更新的迅速，使得檔案資料管理難度加大，這就要求我們要加強企業檔案管理，提高企業檔案管理水平和質量，因此我們要不斷對企業檔案管理模式進行創新，在企業有限的資源下，不斷的優化檔案信息的錄入、收集和管理方式，同時也要加強企業現代化設備和檔案管理軟件的更新。
3.3 檔案管理人才隊伍的建設和創新
企業檔案管理的創新就是企業檔案管理人才的創新，因此企業就要不斷的吸收創新型的優秀檔案管理人才，同時要對企業現有的檔案管理工作人員進行專業知識的普及和培訓，推動企業優秀的檔案管理團隊的培養與建設，促使企業檔案管理水平的提高和發展，進而提高企業的檔案管理質量和企業的發展規模。
綜上所述，我們可以看出現代化檔案管理工作對于企業的發展和進步有著重要的作用和意義，因此我們要不斷加強對企業檔案管理工作的改革和創新，以提高企業的檔案管理能力，進而促進企業的健康發展。
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企業文化管理方案篇7
[關鍵詞] 企業檔案；資源共享；策略
[作者簡介] 秦美峰，東營職業學院辦公室檔案館員，碩士，研究方向：檔案學研究，山東 東營，257091
[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2013）04-0038-0003
信息時代，企業檔案作為企業的重要財富和資源，只有得到恰當的轉變，才能得到有效的利用，而這個有效的轉變渠道就是實現企業檔案資源共享。所謂企業檔案信息資源共享，就是企業構建檔案信息化管理系統，利用計算機現代信息技術，把檔案資源轉化為數字化信息，實現網上資源共享，促進企業更好地利用檔案信息。
一、企業檔案實現信息資源共享的現實困境
企業要實現檔案信息資源共享，就必須大力收集和開發檔案信息資源，利用檔案信息服務企業各項工作，使企業檔案資源價值發揮最大化。但當下要實現企業檔案信息資源共享還存在很多現實困境，主要表現如下：
（一）企業領導不重視制約了檔案資源共享
企業檔案能為企業提供信息，促進企業經濟的發展。但是大多的企業并沒有認識到檔案的重要作用，仍然重管輕用，更別說信息資源的開發和共享了。特別是很多企業領導檔案意識淺薄，觀念落后，重視程度不夠，管理不科學，根本沒有檔案信息化建設的意識，造成設備落后、管理松散、檔案利用率低下，嚴重制約了企業檔案資源的開發和共享。
（二）企業檔案無法提供有效的服務
其一，企業檔案中大多都是文書檔案，其他檔案如影像、科技等類型檔案較少，真正能適合企業需求和能輔助決策的檔案信息偏少。并且這類企業檔案沒有代表性和針對性，不利于體現企業經濟文化特色和良好形象。因此，檔案信息資源很難為企業提供直接有效的服務。其二，很多企業對檔案編研缺乏正確認識，或從不重視企業檔案編研，一些有價值的檔案資源沒有得到及時有效地開發，從而嚴重阻礙了企業檔案資源共享的進程。其三，隨著歷史的發展，企業的創建歷盡千辛萬苦，其檔案的形成也不是一蹴而就，案卷質量也會存在一些問題，這也會不同程度地影響檔案資源的共享。因此，貧瘠的企業檔案信息資源，不但無法為企業提供有效的信息服務，而且還會對企業檔案信息資源共享產生不同程度的影響。
（三）傳統手工管理模式無法適應資源共享需求
當前很多企業仍然延用傳統的檔案管理模式，采用紙簿式手工記錄方式來登記管理檔案，保存檔案運用柜架式保存方式，這樣的傳統管理方式既不利于查閱利用，又浪費庫房空間。只為保管而保管，存在盲目性，缺乏統一目標。這種方式不僅無法實現資源共享，職工的檔案意識也難以調動。要實現企業檔案資源共享就必須進行企業檔案信息化建設，借助于計算機信息技術，實現紙質檔案數字化，構建企業檔案自動化管理系統，實現檔案整個生命周期的全程管理現代化，服務企業經濟發展。
（四）高素質人才缺乏阻礙了檔案價值的發揮
多數企業都不太重視檔案管理工作，更不會配備高素質檔案管理人員，檔案管理人員專業程度不夠，嚴重阻礙了企業檔案資源價值的體現。企業檔案的利用開發及價值的實現離不開檔案工作者，檔案工作者是實現資源價值的關鍵，然而多數企業領導者缺乏檔案意識，沒有賦予檔案館應用的主動權，造成檔案館被動管理。另外，大多企業都以效益和職位高低作為薪水發放的標準，而檔案管理又不能直接創造效益，以至于企業檔案管理者收入極低，一直難以受到重視。因此，那些責任心強、經驗豐富、專業水平高的高素質檔案管理人員往往會另謀高就，從而造成高素質企業檔案管理人才缺乏，阻礙了檔案資源價值的發揮和信息共享。
二、現代企業實現檔案信息資源共享的必要性
（一）共享助推企業信息化的實現
信息時代，各企業都面臨著檔案信息化建設的挑戰，企業檔案是企業經營、生產和管理等各項活動的真實再現，很多信息都具有重要的決策參考價值，要得到有效的利用，就要數字化信息，再提供給企業用戶，這個過程就是企業檔案資源共享的過程。企業能否在市場競爭中永立不敗之地與其信息化程度有著密切關系。因此，企業應運用現代信息技術加快企業檔案信息化進程，實現資源共享，使企業檔案資源價值得到充分體現和發揮，促進企業經濟發展?？梢姡髽I資源共享與企業信息化密切相關，是企業實現信息化的助推器，資源共享的實現能加快企業信息化建設的步伐。
（二）共享是企業檔案自身發展的需要
企業檔案管理并非只為收集和保管，這只是最基本的工作，更重要的是為了深層開發資源和共享利用資源。只有盡最大限度地共享資源，檔案信息得到充分利用，才能為社會和企業創造更多的財富。信息時代，要實現資源共享，企業應大膽改革，傳統手工檔案管理方式既費時費力，又無法滿足用戶對信息的多樣化需求。企業應開拓創新，加強檔案的信息化建設，實現檔案信息數字化網絡化，信息服務多樣化，檢索利用便捷化，盡可能地實現企業檔案信息資源高度共享。
（三）共享促進企業文化的建設
企業文化是一個企業經營管理理念和形象的象征，它與企業檔案是緊密相聯密不可分的。企業只要發展其文化就不斷形成，企業文化積累到一定程度就會形成企業檔案，因此，企業文化來源于企業檔案，又高于企業檔案；企業文化可以參考企業檔案進行建設，把企業檔案作為重要的建設依據，企業檔案是企業各項活動的真實記錄，也是企業歷史的真實再現，承載著豐碩的歷史文化，通過企業檔案，員工可以受到企業歷史文化的熏陶教育，形成促進企業發展強有力的凝聚力。因此，實現企業檔案信息資源共享，不僅能營造積極健康的企業文化，還能促進企業文化的建設。
三、信息時代現代企業檔案信息資源實現共享的策略
（一）更新觀念，提升企業全員檔案意識
要實現企業檔案信息資源共享，企業領導上下就必須更新觀念，提高檔案意識，重視檔案利用和開發，服務企業經濟建設和發展，體現檔案價值。其一，企業領導首先要認識到檔案工作是企業管理中的一項重要工作，企業檔案是企業經濟活動的真實反映，是企業形象的良好體現。企業領導要有極強的檔案意識，才能制定得力的建檔措施，這是實現資源共享的基礎。同時，企業檔案工作要與企業經濟發展齊頭并進，重視企業檔案在企業經濟發展中的重要作用和地位，還要賦予檔案館更多的職權和主動權，方便檔案開發和工作的開展，促進資源共享的實現。另外，提升企業全員檔案意識，防止企業檔案館被兼并或撤銷，一切為檔案工作讓路，以便檔案管理人員傾心于檔案開發，加快資源共享的實現。
（二）加大資金投入，提升企業檔案質量
要實現企業檔案信息資源共享，其中一個重要因素就是加大投入，提供檔案信息化建設的基礎設施。只有擁有先進的基礎設備，再應用現代信息技術，檔案的檢索利用服務才會便捷，利用率才會高。同時，要加大資源開發力度，優化館藏結構，豐富檔案館藏。廣開思路，多方收集聲像檔案和科技檔案，加大收藏比例，滿足企業的多樣化需求。另外，為了使檔案信息為企業提供更好的服務，必須提升企業檔案質量。企業檔案編研便是能提升企業檔案質量的一項重要途徑，不僅能編研出有針對性的優秀成果，還能提供準確的信息輔助領導決策。故企業領導應重視檔案編研工作，檔案編研只有得到領導的重視，企業才會投入足夠的資金，才能確保這項周期長收效慢的工作得到有力的保證；同時，領導才會配備檔案知識水平高、業務能力強、具有創新意識的高素質的人才從事編研工作，從而提升企業檔案質量，促進企業檔案信息資源的共享。
（三）構建現代企業檔案管理新模式，加快信息資源共享
信息時代市場的競爭更加激烈，傳統的檔案管理方式已無法適應現代企業對信息的需求，企業必須改革創新，構建現代企業檔案管理新模式來適應現代企業的發展。新模式的構建要以投少產多為原則，因此，現代企業要構建新模式就要拓展信息共享范圍，加強與其他部門的溝通交流，實現信息共享。這樣既能減少重復性勞動，又能增強企業全員的檔案意識，促進企業檔案信息資源共享的實現。同時，現代企業應進行檔案信息化建設，實現企業檔案的全過程自動化管理，新模式要重視現代信息技術的運用，依托現代信息技術這個先進條件，架構企業檔案自動化管理系統和檔案信息網絡系統，改變傳統手動管理方式，實現企業檔案收集、整理、檢索、利用和鑒定等工作的網絡數字化管理，促進信息資源開發和共享。另外，檔案信息網絡系統的建立改變了檔案整理與鑒定工作的方式，為檔案的整理、鑒定等工作提供了便利條件，建立現代化檔案信息網絡成為開發檔案信息資源的有效途徑。所以，現代企業檔案管理新模式的構建，不僅順應了現代企業對信息資源的需求，還加快了企業檔案信息資源的共享。
（四）與時俱進，提高專業素質
企業檔案管理人員專業素質過硬是實現資源共享的一個關鍵因素。企業檔案管理的好壞，不僅要看管理人員的業務素質，還要看其管理能力，這是從事檔案管理基本的標準。要干好企業檔案管理，管理員必須要有寬廣的視野，既要熟悉檔案管理業務，又要時刻關注企業發展動態和企業項目的進展現狀；要更新觀念，不能只為保管而保管，要積極開發和利用檔案資源，實現資源共享，提供有價值的信息服務企業的生產經營和領導決策，促進企業經濟發展。企業檔案管理者要與時俱進，緊跟時代步伐，適應企業需求，加大資源收集力度，主動隨時積累和及時挖掘信息資源，積極提供有價值的各類信息，增強企業競爭力，使企業永立不敗之地。
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企業文化管理方案篇8
一、對企業文化建設與企業檔案的認識和理解
企業文化是企業和企業職工在我國改革開放不斷深入的歷史環境中，在經濟與文化一體化發展的驅動下，在決策、生產、管理、經營、銷售等活動中逐漸探索和逐步形成的為全體職工普遍接受和共同遵循的價值觀念、思維方式、理想信念、行為準則和道德規范等。企業文化的內容主要包括：企業的價值觀和道德觀；企業精神；企業形象。企業的價值觀和道德觀是企業文化的基石，決定企業追求的方向和目標；企業精神是企業文化的本質特征和核心組成，決定企業發展的成效；企業形象是企業文化的綜合反映和外在表現，決定企業發展的空間?？傊?，企業文化決定著企業在社會中生存和發展的價值和意義，增強企業的市場競爭力，是企業無形但又決定生命力的資產。企業文化建設的內容包括外部文化建設和內部文化建設，外部文化建設是企業為樹立自身形象，提高社會知名度，促進營銷開展的各種活動。企業職工是企業的核心生產力，企業人事檔案與企業職工的生活密切相關，是保障和維護職工社保、醫保、住房等社會保障的有效依據，做好企業人事檔案工作，有利于增強企業職工的主人意識，提升企業職工的責任感和使命感。因此，企業文化建設是企業的基本建設，是企業發展的一項重要戰略性措施。
企業檔案是企業在各種實踐活動中形成的以文字、圖表、照片、影音等載體形式記錄和保存的全部信息資源的總和，其主要內容包括決策規劃、科學技術、財務管理、營銷、人力資源管理、行政管理等方方面面的信息。它反映企業發展歷程，是企業可持續發展的重要資源，是企業歷史的積存。檔案學理論闡述了檔案是一種文化，企業檔案作為檔案的一個分支，同樣具有豐富的文化內涵，因此說，企業檔案是企業文化的組成部分，作為企業重要的信息資源，檔案對企業文化建設起著后盾和保障的作用。
二、企業檔案和企業文化的關系
企業檔案和企業文化在某種層面具有相同的作用，即對于企業生存與發展的保障和推動作用。企業檔案以具體的物質形態存在，企業文化以外在的精神昭示，二者之間有著一種內在的必然聯系。
1.企業檔案具有企業文化因素
檔案是人類文化的原始記錄，富含歷史文化知識，是人類文明進步的階梯。企業檔案作為檔案的一個門類，同樣具有這種文化性質。管理也是一種文化，企業檔案管理是企業管理的一項基礎性工作，同時也是一種管理文化。企業檔案的文化因素從以下三個基本大類中可以反映出來：企業的規劃檔案是明確企業發展目標的決策性信息，是企業價值觀的展現；企業的黨群工作檔案包括思想政治工作和精神文明建設信息，是培育企業精神最基本的文化素材；企業產品銷售檔案中的名牌產品檔案是良好企業形象見證。企業經營者越來越重視企業形象，以文化宣傳的方式推出自己的產品，打造名牌效應，贏得社會認知，增強市場競爭力。例如，“可口可樂”的美國文化，“?！钡母Ｎ幕?、“阿迪達斯”的運動文化等，都從某個側面體現了企業檔案的文化內涵。從這種意義上來說，企業銷售者銷售的不僅是產品，更是企業文化，所以說，企業文化與企業檔案是一脈相承的。
2.企業文化建設依托企業檔案
企業文化建設的實踐驗證，企業文化是支配一切管理活動的靈魂，它的概念雖然興起于近年，但企業早已有文化內容融入。善經營、重質量、講信譽、重商德，經過由史以來的文化積淀，已經形成了獨具特色和魅力的文化精神財富。企業檔案的一項重要內容就是對企業文化思想的真實記錄，是企業產生與發展的歷史長卷。在現代企業文化建設的過程中，我們不但要積累新的檔案資料，更要挖掘積淀在歷史檔案中的文化瑰寶。“誠信為本，義利兼顧，童叟無欺、和氣生財”是我國傳統優秀的企業經營文化。一個優秀的企業家，不僅要精通專業技術和企業管理，也要精通民族的優秀傳統文化，注重企業的文化思想的繼承和發揚。江西贛南卷煙廠就是在優秀傳統企業文化的基礎上，精煉出“一絲一支、精益求精、品牌卓越、顧客滿意”的質量方針和“生產圍著銷售轉、銷售圍著市場轉、一切圍著質量轉”，“讓經營戶得利，讓消費者得實惠”的經營思想等現代企業特有的經營文化。企業的發展需要借鑒歷史的文化思想，企業檔案是企業文化思想的寶庫，因此說，企業文化建設依托企業檔案。
三、企業檔案在企業文化建設中的重要作用
1.企業檔案可作為企業文化建設的歷史借鑒和參考
企業檔案記述和反映了企業發展整個歷史過程。企業文化建設必須立足于本企業的歷史和現狀，企業自身的特色不可能脫離企業的歷史發展。企業檔案可以深刻理解本企業特點及歷史發展的規律，對企業文化建設也有一種連續性和繼承性。企業檔案同樣記載了企業文化建設的歷史發展，為當今企業文化建設提供經驗和教訓，具有較大的歷史借鑒作用。
2.企業檔案是某些企業文化建設的直接依據
一部分企業文化建設并不直接依據企業檔案，如企業參與社會公益事業、進行與企業產品無直接關系的文化活動等。這些企業文化建設常常是企業根據社會、經濟環境的不同而靈活采用的。但有一部分企業文化建設與企業檔案有著直接的密不可分的聯系。如反映企業發展精神的《企業發展史》，宣傳企業勞動價值觀的《勞模事跡匯編》等，離開企業檔案是無法編寫的。企業檔案記載了企業發展的歷史，為企業文化建設提供各種歷史線索，可作為某些企業文化建設的直接依據。從這種意義上說，企業檔案管理是企業文化基礎建設的重要內容之一。
3.企業檔案管理本身就是企業文化建設的重要組成部分
企業檔案具有科學文化屬性，因而企業檔案建設就是一種企業科學文化建設。企業檔案記載了企業科學技術的創新和發展，這是企業一代又一代職工勞動的結晶；企業檔案中包含了企業經營管理的經驗和教訓，是企業勞動者不可多得的寶貴精神財富；企業檔案敘述了企業發展的艱辛歷程及幾代勞動者的創業事跡，從而匯成一種企業精神，是當今企業發展的精神動力。企業檔案管理是維護企業歷史面貌的一項重要事業，只有管理好企業檔案，才能為企業留下一份文化遺產，企業文化建設和發展才能源遠流長。
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