淺議如何讓企業(yè)文秘工作促進檔案管理的思考
一、強化對文秘工作的認識
文秘工作是以企業(yè)領導工作有效運轉和為領導者決策服務的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由論文聯(lián)盟收集整理以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設計或客戶前來咨詢規(guī)劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?span style="display:none">Brl萬博士范文網-您身邊的范文參考網站Vanbs.com
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。
二、強化檔案管理職能作用的發(fā)揮
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質服務對企業(yè)安全生產、經營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、認真履行文檔職責，優(yōu)質服務企業(yè)文明建設
文秘部門要加強檔案管理，更好地為企業(yè)經營管理服務，應從以下幾個方面入手：一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨群網、互聯(lián)網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好檔案管理的關鍵。高質量的檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加質量驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住檔案的歸檔質量。
總之，作為一名文檔工作人員必須嚴把設計檔案的歸檔質量，歸檔的設計檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從策劃項目的提出、立項審批、勘察設計、到精品驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映實際情況和建設過程，歸檔的資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續(xù)完備，按有關規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯；系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作，就能更好地提升自己的綜合素質和上傳下達的能力，就能更好地為企業(yè)發(fā)展提供真實的依據，使企業(yè)就能更好地健康和諧穩(wěn)定發(fā)展。
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