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辦公室文秘工作規(guī)范化管理研究

時間:2024-08-15 17:53:11 26

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當(dāng)前文秘工作中存在的主要問題。一是我國的文秘準入制度存在缺陷。1998年我國制定并實施了《秘書職業(yè)技術(shù)標準》。然而,這一制度只能算是一種等級的評定制度而不是職業(yè)準入制度,它只注重從業(yè)人員的專業(yè)知識而忽略了應(yīng)具備的職業(yè)道德,這就使得我國的文秘行業(yè)出現(xiàn)了良莠不齊、腐敗亂紀的現(xiàn)象。二是文秘工作人員的素質(zhì)參差不齊。文秘工作是一個組織中和領(lǐng)導(dǎo)接觸最多的職位,由于受官本位思想的影響,一些文秘人員借機討好領(lǐng)導(dǎo),甚至出現(xiàn)一些腐敗和違法行為,影響了文秘工作的社會地位。三是文秘工作信息化水平有待提高。由于受傳統(tǒng)思想觀念的影響以及辦公室硬件設(shè)施資金投入不足的限制,加之,在辦公室內(nèi)部一些領(lǐng)域還不能完全實現(xiàn)無紙化辦公,辦公內(nèi)容與實際要求聯(lián)系不夠緊密,雙向的辦公要求使無紙化辦公有更廣闊的發(fā)展空間。四是公文管理中程序不規(guī)范。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系,但在日常工作中,越級行文,越級簽發(fā),有校對無復(fù)核,不登記就印發(fā)等現(xiàn)象也時有發(fā)生。w7T萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

針對當(dāng)前文秘工作中存在的主要問題,推進文秘工作規(guī)范化管理的措施如下:w7T萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

(一)全面推行文秘工作無紙化辦公。配置優(yōu)良的設(shè)備和工具,全面推進電子公文系統(tǒng),實行無紙化辦公既符合節(jié)能環(huán)保和低碳減排的發(fā)展要求,又可以利用計算機保存資料方便和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸速度快的優(yōu)勢,大大提高文秘人員的工作效率。一是實行無紙化辦公,可以改變傳統(tǒng)紙張資料的保存易受時間和空間限制的不足,就拿圖書館來講,一個圖書館需要龐大的空間和良好的環(huán)境,人們閱讀和查詢資料需要浪費很長時間,而在電子圖書館只需敲幾個文字進去即可閱覽成功。計算機龐大的存儲功能既能確保資料保存的完整性,也為分立條目及時查閱提供了方便。二是無紙化辦公可以做到省錢和省力。一些大型機構(gòu)和企業(yè)每天辦公量是巨大的,文秘工作需要大量的紙張和文具,還有打印機、復(fù)印機頻繁添加油墨和維修,這些都大量浪費了有限的資金。以前的會議紀要可能需要很多人協(xié)作來完成,浪費人力、物力、財力,無紙化辦公只需要一臺電腦就能滿足要求,達到節(jié)省人力的目的。三是無紙化辦公可以加快工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變,對文秘工作每一個環(huán)節(jié)實施有效監(jiān)督,既可以增加工作人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的積極性,又能提高查閱興趣,有助于改善和提高文秘人員的綜合素質(zhì)。四是無紙化辦公對文秘人員的素質(zhì)要求是比較高的。文秘人員既要熟練掌握辦公自動化軟件,如office系列Access、Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性,時常存儲資料,明確文件格式,做到無紙與有紙結(jié)合,減少紙張浪費。w7T萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

(二)全面強化文秘工作全過程管理。一是要樹立質(zhì)量服務(wù)意識。要強化文秘工作人員的質(zhì)量意識,樹立質(zhì)量第一的觀念,明確文秘工作崗位質(zhì)量責(zé)任。二是嚴格執(zhí)行文秘工作質(zhì)量標準。教育和引導(dǎo)文秘人員認真學(xué)習(xí),熟練掌握和嚴格遵循《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《檔案法》等法律法規(guī),并結(jié)合單位實際,修訂完善公文管理各項制度,使文秘從業(yè)人員自覺遵守公文處理基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求,加快推進辦公自動化系統(tǒng)科學(xué)化、規(guī)范化進程。三是理順和完善組織機構(gòu),建立一支素質(zhì)過硬、作風(fēng)踏實、相對穩(wěn)定的文秘工作人員隊伍,創(chuàng)造出優(yōu)異的工作業(yè)績。同時,要加強對電子公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)及執(zhí)行情況的考核,督促單位領(lǐng)導(dǎo)養(yǎng)成自覺閱文的良好習(xí)慣,形成獎懲分明的約束力,有效發(fā)揮公文管理機構(gòu)的督查、督辦職能,增強文秘工作的時效性和實效性。四是建立有效的公文流轉(zhuǎn)程序,嚴格按照規(guī)范程序辦理公文、嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則、嚴格審核簽發(fā)制度、嚴格控制文件“份數(shù)”,禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效無用的文件。并對公文審核簽發(fā)手續(xù)、附件、格式進行復(fù)核,嚴格按照標準規(guī)范公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求,合理確定發(fā)文范圍。五是嚴格執(zhí)行文秘人員保密工作規(guī)定。文秘工作人員經(jīng)常會接觸到本單位的機密,必須嚴格遵守保密管理規(guī)定,做到不該說的“守口如瓶”,不該做的“紋絲不動”。在工作中,還要防止計算機、傳真機等辦公設(shè)備的泄密,決不能把領(lǐng)導(dǎo)討論未決的事情泄露出去,給單位工作造成被動。w7T萬博士范文網(wǎng)-您身邊的范文參考網(wǎng)站Vanbs.com

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